بسیاری از متخصصان منابع انسانی بر این باورند که انجام عملیات استخدام بدون برخورداری از ابزار مکانیزه نرم افزاری کاری غیر موثر یا با اتلاف وقت و هزینه است. این قضاوت زمانی شکل واقعی‌تری به خود گرفت که اطلاعات تولید شده در فرایند استخدام و جذب سازمان ها افزایش یافت و از سوی دیگر موضوع مدیریت عملیات استخدام رویکرد ساختار یافته‌تری نسبت به روش ها سنتی پیشین به‌خود گرفت.
سیستم های مدیریت اطلاعاتی ای که در ابتدا با هدف کمک به پیشبرد موثر تر فرایند استخدام ایجاد شدند غالبا به جمع آوری اطلاعات، گزارش گیری و انجام پردازش های اولیه می پرداختند حال آنکه امروز سیستم های نرم افزار شکل هوشمندانه تری به خود گرفتند و از آخرین تکنولوژی های هوش مصنوعی، شبکه های عصبی و پردازش زبان استفاده میکنند. در واقع هوش مصنوعی استفاده از تکنیک ها و الگوریتم هایی است که با تقلید از مکانیسم هوش انسان، قادر به انجام عملکردهای شناختی و حل مساله از طریق تعامل ، درک بصری ، یادگیری ، استدلال ، پردازش زبان طبیعی و برنامه ریزی است.
یکی از سیستم های موثر در بحث مدیریت فرایند استخدام ATS ها یا اتوماسیون های ردیابی استخدام هستند که به واحد منابع انسانی و تیم های جذب و استخدام سازمان کمک میکنند که عملیات استخدام را به شکل فرایند محور و بصورت تیمی اجرا نمایند. هر چند نسل اول این ابزارهای نرم افزاری به تجمیع اطلاعات متقاضیان شغلی، انتشار شغل و گزارشات استخدامی می‌پرداخته اما رفته رفته این سیستم های نرم افزاری در نسل های بعدی شکل هوشمندانه تری به‌خود گرفته بطوریکه با بکارگیری تکنولوژی و الگوریتم های هوش مصنوعی در فرایند استخدام، در انجام مواردی نظیر انطباق رزومه با فرصت شغلی کاملا موثرتر واقع شدند.