مدیریت فرایند استخدام؛ کلید موفقیت در جذب و استخدام بهینه سازمان ها

مدیریت فرایند استخدام؛ کلید موفقیت در جذب و استخدام بهینه سازمان ها وقتی از تصمیم‌گیری‌های حیاتی در مورد استخدام صحبت می‌شود، نمیتوان از فرآیند ارزیابی یا اعتبار آزمایی چشم‌پوشی کرد. با این حال، حتی اگر به اندازه‌ی یک عمر هم برای این مرحله از استخدام وقت بگذارید تا نیروی مناسبتان را پیدا کنید، باز هم معنی اش آن نیست  که در مدیریت فرایند استخدام درست عمل کرده‌اید. به یاد داشته باشید که اگر فرصت بهتری پیش بیاید، متقاضیان واجد شرایطی که شما آن‌ها را فهرست یا اصطلاحا Shortlist کرده اید  منتظر شما نخواهند ماند.

اگر مایلید از وقوع چنین اتفاقاتی در فرآیند استخدامتان پیشگیری کنید، بهتر است پیش از هر چیز به برخی از ویژگی‌های مشترکی که به بهبود یک فرآیند استخدام کارآمد کمک می‌کنند، نگاهی بیاندازید. 

یکی از نواقص رایجی که در اکثر شرح شغل‌ها دیده می‌شود این است که افراد در بیان صحیح نیازها و ویژگی‌های خاصی که باعث می‌شود آن موقعیت شغلی مورد توجه مناسب‌ترین متقاضیان قرار بگیرد، کوتاهی می‌کنند. شرح شغل موقعیت شغلی مورد نظر، باید ویژگی‌های منحصر به فرد آن را به متقاضی انتقال دهد تا بتواند توجه کاندید مناسب را به خود جلب کند. زمانیکه کار به جایی می‌رسد که اغلب کارفرمایان از کمبود متقاضیان واجد شرایط شکایت می‌کنند، شرکت‌ها باید فکری به حال بیان صحیح نیازهای خود بکنند و بتوانند با متقاضیان در این مورد بخصوص، ارتباط صحیحی برقرار کنند. تمام این موارد در حالیست که باید همزمان شرح شغل را به شکلی تدوین کنند که به اندازه‌ی کافی جالب و هیجان‌انگیز باشد تا بتواند فرد مستعدی که واقعا خواهان جذبش هستند را به سمت خود بکشاند. یکی از اصول مهم در مدیریت فرآیند جذب و استخدام، شرح شغلی است که به‌خوبی نوشته شده باشد.

اغلب جویندگان کار از اینکه برای شرکت‌هایی درخواست همکاری ارسال کنند که به خود زحمت پاسخ‌دهی به آن‌ها را نمی‌دهند، ناراضی هستند. عدم برقراری ارتباط مناسب با متقاضیان باعث می‌شود که آن‌ها به طور کلی کمتر روی سازمانی که چنین رویکردی در مدیریت فرایند استخدام خود دارد، حساب کنند. علاوه بر این، درصد بسیاری از متقاضیان می‌گویند که اگر پس از ارسال درخواست خود به سازمانی، بازخوردی را از هر نوعی – چه مثبت و چه منفی – دریافت کنند، احساس بهتری خواهند داشت. متقاضیانی که یک سازمان نتوانسته باشد با آن‌ها ارتباط مناسبی را برقرار کند، احتمال کمتری دارد که در آینده بخواهند محصولات یا خدمات آن شرکت را به دیگران معرفی یا توصیه کنند.

زمانی که تعداد درخواست‌های همکاری دریافت شده برای موقعیت شغلی مد نظرتان بالاست، کار آسانی نیست که به هر متقاضی، آنطور که شایسته‌ی آن است، توجه کنید. در چنین شرایطی آنچه نیاز دارید و می‌تواند به کارتان بیاید چیزی نیست جز مجموعه‌ی کامل و مناسبی از ابزارهایی که به شما کمک خواهند کرد تا در مدیریت جذب و استخدام خود سریع و موثر عمل کنید. توانایی بازبینی سریع رزومه‌های دریافتی در هر زمان و از هر جایی، بخش مهمی از یک فرآیند استخدام کارآمد است. شاید بزرگ‌ترین چالش، در غربالگری موثر و طبقه‌بندی متقاضیان مشاغل نهفته باشد؛ زمانیکه باید مشخص شود که کدام یک از نامزدها پتانسیل این را دارند که به کارمندان آینده شما تبدیل شوند.

پیگیری تمام جزئیات مربوط به تعامل با هر متقاضی، می‌تواند به سادگی، زمان قابل توجهی را به خود اختصاص دهد. انجام مصاحبه‌های متعدد به صورت روزانه نیز می‌تواند تفکیک افراد واجد شرایط مشابه را دشوار کند. درست است که یادداشت‌هایی که توسط مصاحبه‌گران از فرآیند مصاحبه به جا مانده می‌تواند مفید باشد اما یک فرآیند بدون ساختار با تعداد زیادی داده‌ی بدون ساختار برای پردازش، می‌تواند به سرعت از کنترلتان خارج شود. مصاحبه های هر شغل باید به شکلی استاندارد و با ساختار یکسان برگزار شود (استفاده از سوالات از پیش تعیین شده، سنجش لیستی مشخص از شایستگی ها، استاندارد در مکتوب کردن نتایج مصاحبه و غیر). وجود بستر مناسبی برای انجام این مراحل که بتواند رویکردی ساختاریافته را برای مدیریت فرآیند استخدام فراهم کرده و از سیستم ارزیابی متقاضیان نیز پشتیبانی کند، می‌تواند در بهبود این فرآیند بسیار مفید واقع شود. 

 وجود شکاف در ارتباطات، اطلاعات ناقص، بازه‌های زمانی نامشخص و عدم ثبات، همه و همه می‌توانند منجر به عدم موفقیت یک تیم در تصمیم‌گیری به موقع شوند. ارائه‌ی اطلاعات درست به اعضای تیم استخدام، آن هم در زمان مناسب، می‌تواند به آن‌ها کمک کند تا در مدیریت عملیات جذب و استخدام، تصمیمات سریع‌تر و در عین حال صحیح‌تری را اتخاذ کنند. هرچه تصمیم زودتر گرفته شود، می‌تواند در نهایت به ارائه‌ی یک پیشنهاد به موقع کمک کند و شانس شما را برای به دست آوردن مستعدترین افراد بهبود بخشد، البته پیش از آنکه رقبایتان آن‌ها را استخدام کنند.

تیم استخدام شما باید دید روشنی از این موضوع داشته باشند که چه شخصی و با چه ویژگی‌هایی، بهترین فرد برای ایفای نقش در موقعیت شغلی موجود محسوب می‌شود. پس باتوجه به این موضوع و چنین شناختی، صلاحیت‌های مشخص شده برای نیروی مورد نظر باید به یک مجموعه از معیارها تبدیل شوند که توسط تیم استخدام کننده و در مدیریت فرایند استخدام، جهت ارزیابی داوطلبانی که با آن‌ها مصاحبه می‌شود، مورد استفاده قرار بگیرند. وجود بستری که راهکاری ساده و آسان را برای ارزیابی هر متقاضی بر طبق معیارهای تعریف شده فراهم کند، از ضروری‌ترین بخش‌های یک فرآیند استخدام کارآمد است. استفاده از ATS به عنوان ابزار مناسب برای استخدام قطعا میتواند به رفع ابهام در ارزیابی متقاضیان شغلی کمک موثری کند.

برند کارفرمایی شما، همان آهنربایی است که بهترین متقاضیان را به طرف سازمانتان جذب می‌کند. خلق و سپس برندسازی قسمت موقعیت‌های شغلی سایت شرکت، بخش مهمی از برجسته کردن برند شرکتتان محسوب می‌شود. اینجا، یعنی بخش موقعیت‌های شغلی، همان جایی است که متقاضیان می‌توانند در مورد کسب‌وکار شما اطلاعات بیشتری کسب کنند، در خصوص جزئیات موقعیت شغلی مربوطه بیشتر بخوانند و یا در صورت داشتن سوال، به سمت منابع مناسب و درست، هدایت شوند. توانایی ساخت و حفظ آسان یک بخش مربوط به موقعیت‌های شغلی که برند سازی شده باشد، برای شرکت شما، به خصوص در زمانی که می‌خواهید یک فرآیند استخدام موثر داشته باشید، بسیار ضروری است؛ چرا که پس از آن، می‌توانید به راحتی موقعیت‌های شغلی جدید را در آنجا منتشر کرده و محتوای مربوط به آن‌‌ها را در هر زمانی بروز رسانی کنید. امروزه شرکت ها این بخش را به راحتی با بهره گرفتن از یک نرم افزار مدیریت فرایند استخدام پیاده سازی می کنند.  

استخدام به طور فزاینده‌ای یک فرآیند مشارکتی و تیمی محسوب می‌شود. غربالگری متقاضیان، زمانبندی مصاحبه‌ها و یا تبادل یادداشت با اعضای تیم، هر کدام که باشد، یک فرآیند استخدام موفق نیازمند این است که تیم‌ها به طور منظم با یکدیگر در ارتباط باشند. سیستم اطلاعاتی ای که بستری مناسب برای تیم‌ها فراهم می‌کند تا به راحتی به تمام اطلاعات لازم دسترسی داشته باشند و در عین حال برای تصمیم‌گیری، با یکدیگر به تعامل بپردازند، به ایجاد یک فرآیند استخدام کارآمد کمک می‌کند. داشتن رویکردی مشارکتی در مدیریت فرایند استخدام و درگیر کردن اعضای مختلف تیم جهت مشارکت موثر در این فرآیند، میزان اشتیاق جمعی برای پر کردن سریع‌تر موقعیت‌های شغلی خالی در سازمان را افزایش می‌دهد.

 

 احتمال زیادی وجود دارد که کارکنان خسته و فرسوده، مرتکب اشتباهات پرهزینه‌ای شوند؛ آن‌ها شغل خود را ترک می‌کنند و پس از آن، در رسانه‌های اجتماعی موارد مثبتی را از محل کار قبلی‌شان گزارش نخواهند کرد؛ در نتیجه‌ی چنین رفتارهایی، مدیریت فرآیند استخدام برای شما با مشکلات بیشتری روبرو خواهد شد و موقعیت‌های شغلی خالی شما، تا مدت‌های زیادی خالی خواهند ماند و فقط روی هم تلنبار خواهند شد. زمانیکه فرآیند استخدام شما ناکارآمد باشد و اعضای تیم نیز تحت فشار کارهای مربوط به پیگیری تشریفات اداری مرتبط با مصاحبه و دیگر اطلاعات هستند، بروز تاخیر در انجام امور، اجتناب‌ناپذیر به نظر می‌رسد. فرآیند استخدام کارآمد به این معناست که امور را تسهیل کرده و راه را برای همکاری دیگر کارمندان در این روند، باز کنید. زمانی مدیریت فرآیند استخدام بهینه خواهد بود که خود سیستم بتواند همه‌ی امور را بطور هوشمندانه پیگیری کند و به افراد برای پیگیری اسناد یا برنامه‌های زمانی و امثال آن، متکی نباشد.

 

هر شرکتی تا حدودی شیوه‌ی منحصر بفرد خود را در جریان کار فرآیند استخدامش دارد؛ روشی که بر اساس الزامات همان کسب و کار مدیریت شده است. با این حال، این جریان کار ممکن است گاهی اوقات نیاز به پیکربندی مجدد داشته باشد تا مدیریت جذب و استخدام تان  به شکل کارآمدتری به پیش برود. کارفرمایان به بستری نیاز دارند که داده‌ها و تحلیل‌های مربوطه را برای آن‌ها فراهم کند تا براساس آن‌ها دریابند که کدام بخش از فرآیند، باعث ایجاد تاخیرها شده یا تنگناهایی را در این سیستم ایجاد کرده‌ است. چنین سیستم اطلاعاتی به ایجاد یک فرآیند استخدام کارآمد کمک می‌کند.

اگر به مدیریت فرایند استخدام و ایجاد یک سیستم کارآمد جهت جذب بهترین نیروهای کار علاقمند هستید، مطالب بعدی ما را نیز دنبال کنید و در بخش نظرات برایمان بنویسید که شما چطور فرآیند استخدام سازمان‌تان را مدیریت می‌کنید.