در هنگام انتخاب نرم افزار استخدام برای کسب‌وکار خود، بهتر است بدانید که باید دنبال چه ویژگی‌هایی در آن باشید.
نرم‌افزار
استخدام ابزاری را در اختیار شما قرار می‌دهد که به کمک آن همه‌ی داده‌ها
سازماندهی شده و در نتیجه، روند استخدام تسهیل شده و اثربخشی آن افزایش
می‌یابد. ویژگی‌های رایج نرم‌افزار استخدام شامل این موارد است: پیش
غربالگری، پیگیری متقاضی، تجزیه و تحلیل داده‌ها و ارائه‌ی گزارش. به سراغ
نرم افزاری بروید که نه تنها با نیازهای استخدامی فعلی شما تناسب داشته
باشد، بلکه بتواند خود را با تیم در حال گسترش شما نیز وفق دهد.
این
مقاله برای کارآفرینان و صاحبان کسب و کارها بسیار مفید خواهد بود؛
کسانیکه می‌خواهند بدانند هنگام انتخاب یک نرم افزار استخدام باید دنبال
چه مواردی باشند تا بتوانند در استخدام اعضای جدید سازمان شان موثرتر عمل
کنند.
یافتن فردی مستعد برای پیوستن به
کسب‌وکارتان یکی از مهم‌ترین و دشوارترین چالش‌هایی است که با آن روبرو
هستید. از آنجایی که کارمندان شما، مهم‌ترین دارایی‌های شرکت شما محسوب
می‌شوند، استخدام افراد توانمند و نزدیک به فرهنگ شرکت شما، بسیار مهم
است.
نرم‌افزار استخدام چیست؟
استخدام افراد مناسب یکی از مشکل‌ترین چالش‌ها برای صاحبان کسب و کارها محسوب می‌شود.
نرم‌افزار استخدام یک
راه‌حل چند جانبه است که جهت تسهیل روند جذب نیرو و مدیریت عملیات استخدام
طراحی شده است، حتی اگر شرکت شما بخش جداگانه‌ای تحت عنوان منابع انسانی
هم نداشته باشد، باز هم می‌توانید از خدمات این نرم‌افزار استفاده کنید.
این نرم‌افزار کمک میکند تا با پیدا کردن بهترین متقاضیان، به موثرترین و
مقرون‌به‌صرفه‌ترین روش ممکن، در وقت و پول شما صرفه‌جویی کند.
بیشتر
برنامه‌های استخدام به صورت پیش فرض روند استخدامی منظمی را برای شما
فراهم خواهند کرد. این روند شامل این مراحل است: درج موقعیت شغلی،
دسته‌بندی متقاضی، ردیابی متقاضی، ادغام شخص ثالث و آنبورد یا مستقر کردن
کارمند. با این حال، آنچه یک نرم افزار را به بهترین ابزار استخدام تبدیل
میکند، قابلیت تجزیه و تحلیل و گزارش‌دهی است که روند استخدام شما را بیش
از پیش، کاربردی، داده محور و آسان خواهد کرد.
پس
آنچه باید در مورد انتخاب یک نرم افزار استخدام به آن توجه داشت این است
که چنین برنامه‌ای به عنوان راهکاری در جهت ساده کردن فرایند استخدام و
بالا بردن کیفیت جذب نیرو در سازمان شما طراحی شده است.
انواع نرم افزارهای استخدام
انواع
نرم افزارهای استخدام، کارکردهای مختلفی دارند که برخی از آن‌ها ممکن است
برای کسب و کار شما مناسب‌تر از بقیه باشد. بسته به نیازهای کسب و کارتان،
ممکن است لازم باشد از یک نوع نرم افزار و یا ترکیبی از انواع مختلف این
ابزارها استفاده کنید. سه نوع از رایج‌ترین نرم افزارهای استخدام عبارتند
از: نرم‌افزار ردیابی کارجو یا Applicant Tracking System (ATS)، مدیریت
روابط متقاضی یا Candidate Relationship Management (CRM) و نرم‌افزار
مصاحبه یا Interviewing.
نرم‌افزار ردیابی کارجو یا ATS
نرم‌افزار
ATS (ای
تی اس) به دلیل دریافت حجم بالایی از درخواست‌های ارسالی آنلاین برای
موقعیت‌های شغلی، به استاندارد جدیدی در میان صاحبان کسب و کار تبدیل شده
است. این نرم افزار می‌تواند فهرست مشاغل را سازماندهی و آن‌ها را منتشر
کرده و همچنین مصاحبه‌ها را زمان‌بندی و ثبت کند. علاوه بر این، نرم افزار
ATS می‌تواند طوری برنامه‌ریزی شود که رزومه‌های دریافتی شما را به صورت
خودکار غربالگری کند تا تیم شما مجبور نباشد وقت خود را صرف کنار گذاشتن
رزومه‌های نامناسب کند. یکی از مشکلاتی که این غربالگری خودکار با آن مواجه
است این است که این برنامه می‌تواند یک متقاضی را صرفا به دلیل وجود حجم
بالایی از یکسری کلمات کلیدی، مثبت اعلام کرده و متقاضیانی با صلاحیت‌های
قوی را تنها در صورتی که با فیلترهای کلمات کلیدی مطابقت نداشته باشند،
بیرون براند.
مدیریت روابط متقاضی یا CRM
یک
CRM برای کارشناسان منابع انسانی یا کمیته جذب نیرو این امکان را فراهم
میکند تا با ایجاد سبد استعدادها یا Talent Pools داوطلبان را از طریق
بازاریابی استخدام به طور فعال پیدا کند. (در رویکرد Talent Pool یا سبد
استعدادها، شرکت‌ها بر اساس تجربه‌ی سالیان گذشته و برنامه‌های آتی خود،
تخمینی از نیازهای منابع انسانی در دوره های آینده به دست می‌آورند و بر
اساس همین تخمین‌ها، اقدام به درست کردن سبدی از افراد با استعداد در هر
زمینه می‌کنند که در آینده بتوانند نیازهای خود را خیلی سریع از این سبد
تامین کنند.) CRMها، متقاضیان را از طریق تجزیه و تحلیل، استفاده چند
کاناله برای ورود اطلاعات و ارسال پیام‌های خاص برای جلب توجه آن‌ها به
سازمان، هدف قرار می‌دهند. کارفرما پس از این مراحل می‌تواند کارجویان را
متقاعد کند تا برای ایفای نقش در یکی از موقعیت‌های شغلی موجود، درخواست
خود را ثبت کنند. در حالی که ATS بر روی فرآیند استخدام و مدیریت کسانی
تمرکز میکند که در حال حاضر برای موقعیت‌های شغلی مشخص شده درخواست
داده‌اند، سیستم‌های CRM بر روی جذب و ترغیب داوطلبان با استعداد برتری
تمرکز دارند که البته هنوز درخواستی هم از سوی آن‌ها ثبت نشده است.
نرم‌افزار مصاحبه یا Interviewing
نرم‌افزارهای
مصاحبه‌ی آنلاین این امکان را برای استخدام کنندگان فراهم میکند که یا
بصورت زنده با کارجویان مصاحبه کنند و یا سوالات مصاحبه را برای متقاضیان
بفرستند تا آن‌ها بتوانند پاسخ‌های خود را در زمانی مشخص، ثبت کنند. چنین
سیستمی دست کارفرما را باز می‌گذارد و انعطاف بیشتری دارد، چرا که دیگر
کارفرما و یا مصاحبه‌کننده موظف نیستند که زمان دقیقی را برای مصاحبه مشخص
کنند و می‌توانند با آرامش و سر فرصت، پاسخ‌های متقاضی را بررسی کنند.
آن‌ها همچنین می‌توانند پاسخ‌های کارجویان مختلف را با یکدیگر مقایسه کنند،
زیرا همه‌ی آن‌ها پرسش‌های یکسانی دارند. نوآوری‌های هوش مصنوعی در آینده،
به این نرم افزار اجازه خواهد داد تا نامزدها را براساس انتخاب کلمات،
الگوهای صحبت و حالات چهره‌شان ارزیابی کند.
نکته‌ی
منفی استفاده از نرم‌افزار مصاحبه این است که استخدام‌کننده مزایا و
سرنخ‌هایی که در تعامل با فرد به دست می‌آید را از دست می‌دهد. گرچه این
نرم افزار می‌تواند برای بررسی متقاضیان مفید باشد، اما در عین حال
می‌تواند برای نامزدهای با صلاحیت و باتجربه‌ای را که در مقابل دوربین خوب
نیستند و یا ابزار ضبط با کیفیت بالایی ندارند دردسرساز باشد و آن‌ها را از
چشمان کارفرما دور نگه دارد.
پس تا اینجا متوجه شدیم که سه نوع نرم
افزار در حیطه جذب و استخدام وجود دارد که می‌توانید براساس این که آیا
می‌خواهید نرم افزار استخدام شما در درجه اول برای ردیابی متقاضیان،
مدیریت روابط شرکتتان با داوطلبان، و یا انجام مصاحبه آنلاین باشد، آن‌ها
را انتخاب نمائید.
چند و چون کارایی نرم افزار استخدام
نرم‌افزار
استخدام ابزاری را فراهم میکند تا شما سازماندهی شده عمل کنید و در عین
حال، روند استخدام را نیز برایتان ساده کرده و اثربخشی آن را نیز افزایش
می‌دهد. از انتشار یک فرصت شغلی گرفته تا مستقر کردن کارمندان جدیدتان، همه
و همه در نرم افزار استخدام صورت می‌گیرد. با وجود چنین راهکاری در عرصه‌ی
استخدام، می‌توانید یک فرصت شغلی را در پلتفرم‌های متعدد منتشر کنید،
درخواست‌های همکاری را بپذیرید، ، رزومه ها را بصورت متمرکز در یک آرشیو
تجمیع کنید، سیستم گردش کار یا workflow را ایجاد کنید، برنامه‌‌ریزی‌ها را
مشخص کنید و همه را یکجا انجام دهید. این نرم افزار اغلب بصری و سازگار با
تلفن همراه است و برخی از راهکارهای آن قابلیت شخصی‌سازی دارند و شما
می‌توانید سیستم گردش کار را متناسب با نیازهای خود تنظیم کنید.
پس تا
به اینجا هم دریافتیم که نرم افزار استخدام برای شما به عنوان یک پلتفرم یا
بستر واحد عمل میکند و شما می‌توانید برای انتشار موقعیت شغلی مورد نیاز،
پیدا کردن متقاضیان، پذیرش رزومه‌ها یا درخواست‌های همکاری، برنامه‌ریزی
مصاحبه، پیگیری متقاضیان و در نهایت، برقراری ارتباط با متقاضی و اعضای
تیم، از آن استفاده کنید.
هزینه‌ی استفاده از نرم افزار استخدام چقدر است؟
عوامل
متعددی بر میزان هزینه‌ی نرم افزار استخدام تاثیر می‌گذارند، از جمله
اینکه شما به چه ویژگی‌هایی نیاز دارید، چند موقعیت شغلی دارید و چند نفر
در تیم استخدامی شما نیاز دارند که به نرم افزار دسترسی داشته باشند.
همچنین بیشتر ارائه دهندگان نرم افزار برای برخی خدمات اضافی، مبالغی
جداگانه دریافت می‌کنند. خدماتی نظیر: مجوز دهی، نصب و راه‌اندازی و غیره.
بنابراین بهتر است پیش از خرید نرم افزار، حتما در مورد این موضوعات با
فروشنده صحبت کنید
آنچه دریافتیم این
است که هزینه‌ی نرم افزار استخدام بسته به عوامل مختلفی، متفاوت است و بهتر
است به دنبال راهکارهای نرم افزاری مقیاس‌پذیر باشید و سراغ آن‌هایی
بروید که امکان دمو یا دوره آزمایشی رایگان را نیز در اختیارتان قرار
دهند.
مزایای نرم افزار استخدام
طیف گسترده‌ای از مزایای اینگونه نرم افزارها در حین استفاده از آن‌ها در فرآیند جذب و استخدام مشخص می‌شوند.
بهبود بهره‌وری
نرم‌افزارهای
استخدام می‌توانند امکان دسترسی و نمایش رزومه‌ها را در یک جا فراهم نموده
و مصاحبه‌ها را نیز برایتان برنامه‌ریزی کنند و کمک کنند تا شما زمان
بیشتری داشته باشید تا بر سایر امور تمرکز کنید. بسیاری از گزینه‌های نرم
افزار در فضای ابری قرار دارند، بنابراین می‌توانید متقاضیان را حتی بر روی
دستگاه تلفن همراه خودتان بررسی کنید. همچنین رزومه، نامه پوششی (Covering
Letter)، پورتفولیو و استعلام متقاضی و همه‌ی این موارد را به صورت یکجا
برایتان ذخیره میکند، بنابراین لازم نیست برای انجام تمام تحقیقات خود بر
روی متقاضی، فایل‌های جداگانه ای آرشیو کنید.
ساده‌سازی داده‌ها
این
نرم‌افزار می‌تواند اطلاعات مربوط به متقاضیان شما را جمع‌آوری کند، مانند
این که چه کسی موقعیت شغلی ایجاد شده توسط شما را مشاهده کرده است و چه
تعداد از آن‌ها برای این شغل، درخواست داده‌اند. شما می‌توانید از این
داده‌ها برای بهبود روند همکاریابی خود در آینده نیز استفاده کنید.
پیدا کردن متقاضیان شایسته‌تر
از
آنجاییکه نرم افزار استخدام به شما این امکان را می‌دهد تا براساس
نیازهای خاص خود، متقاضیان را امتیاز بندی کنید، لذا می‌توانید متقاضیان
شایسته‌تری را پیدا کرده و زمان خود را با افراد غیر منطبق تلف نکنید.
بهبود منبع‌یابی
کسب
و کارها اغلب نمی‌دانند کجا به دنبال استعدادهای برتر بگردند. با استفاده
از نرم‌افزار استخدام، شما می‌توانید استراتژی منبع‌یابی خود را تجزیه و
تحلیل کرده و پیشنهاداتی در مورد چگونگی بهبود آن دریافت کنید. مواردی
مانند: بهترین مکان‌ها برای جستجوی متقاضیان واجد شرایط.
آنچه
تا به اینجا دریافتیم این است که یک نرم‌افزار استخدام باکیفیت می‌تواند
کارایی و اثربخشی فرآیند استخدام شما را افزایش دهد و مرکزی را برایتان
ایجاد کند که تمامی تلاش‌های شما در جهت جذب نیرو در آنجا دسته‌بندی شده و
اطلاعات متقاضیان مد نظرتان نیز در آن محفوظ باشد.
ویژگی‌های نرم افزار استخدام
بهترین
پلتفرم‌ها آن‌هایی هستند که ویژگی‌های خودکاری را ارائه می‌دهند که فرآیند
استخدام را تسهیل کرده و زمان لازم برای تکمیل یک موقعیت شغلی باز شده را،
کاهش دهد. این‌ها برخی از کارایی‌ها و ویژگی‌های بخصوصی هستند که باید در
هنگام جستجو برای یک نرم افزار استخدام مناسب، در نظر داشته باشید.
فهرست کردن خودکار موقعیت‌های شغلی
یک
نرم‌افزار مدیریت فرایند استخدام باید امکانی را مهیا کند که کلیه فرصت
های شغلی باز در دسترس متقاضیان شغلی قرار بگیرد، وجود یک صفحه برای لیست
کردن شغل ها Company Page و یا ارتباط با سایت های کاریابی جهت انتشار شغل
ها در آن از ویژگی های مهم یک نرم افزار مدیریت استخدام یا ATS است.
ارسال آنلاین رزومه
یک
نرم افزار مدیریت استخدام باید به متقاضیان این امکان را بدهد که
رزومه‌شان را به صورت آنلاین به شرکت شما ارسال کنند و شما بتوانید به
راحتی در یک پنل آن ها را دسته بندی و مشاهده کنید.
ارائه‌ی پرسشنامه‌های از پیش تعیین شده و فیلتر کردن متقاضیان
نرم
افزار استخدام شما باید برای حذف کردن متقاضیان فاقد صلاحیت،
پرسشنامه‌هایی را ارائه دهد. متقاضیان باید بتوانند پرسشنامه های آنلاین و
غیر کاغذی را پر کرده و پاسخ آن ها برای شما ارسال شود. همچنین باید
بتوانید به سرعت و به راحتی، براساس معیارهای خاص خود، مانند مهارت‌ها و
تجربیات مورد نیاز، به دنبال متقاضیان واجد شرایط باشید.
سازماندهی استخدام و تحلیل
بهترین
نرم‌افزار استخدام به شما کمک میکند که در کل روند استخدام، منظم و
سازماندهی شده باقی بمانید. به دنبال ویژگی‌هایی مانند: توانایی تجزیه‌ی
فرآیند استخدام به مراحل مختلف و ابزارهای مدیریت پروژه مانند لیست کردن
کارها، مدیریت تماس و قابلیت‌های برنامه‌ریزی باشید. این نرم‌افزار همچنین
باید یک داشبورد تجزیه و تحلیل مناسب برای جمع‌آوری و اندازه‌گیری داده‌های
استخدامی شما نیز داشته باشد.
تعریف فرایند استخدام
یک
نرم افزار مدیریت عملیات جذب و استخدام پیشرفته باید این امکان را به شما
بدهد تا مسیر و فرایند استخدام شرکت خود را پیاده سازی کنید. با استفاده
چنین ابزاری باید همچنین بتوانید این مسیر را به ازای هر شغل تغییر داده و
کانال های متفاوتی برای سمت های مختلف استخدامی ایجاد کنید.
پس
تا به اینجا دریافتیم که نرم افزارهای استخدام می‌توانند ویژگی‌های مناسب
زیادی داشته باشند که در جهت تسهیل فرآیند استخدام شما عمل خواهند کرد، از
جمله: کارکردهای خودکار برای ارسال فرصت‌های شغلی، فیلتر کردن متقاضیان
فاقد صلاحیت، و جمع‌آوری داده‌های مرتبط با متقاضیان.
سایر قابلیت‌های کلیدی نرم افزار استخدام
بهترین
نرم افزار استخدام، نرم افزاری است که قابلیت‌های اضافی که فراتر از
ملزومات اصلی هستند را ارائه می‌دهد، بنابراین شما بیشترین بهره را از
سرمایه‌گذاری خود خواهید برد. لیز دائولیا (Liz D’Aloia) ، موسس شرکت نرم
افزار استخدام همراه HR Virtuoso ، اظهار داشت که کسب و کارها باید به
دنبال کارکردها و ویژگی‌های زیر در نرم‌افزار خود باشند:
- انعطاف‌پذیری برای منتشرکردن موقعیت‌های شغلی بخصوصی که قصد دارید از آن‌ها استفاده کنید.
- رابط کاربری مناسب (هم برای متقاضیان و هم برای استخدام کنندگان)
- روند سریع ارسال درخواست که این امکان را برای کاندیدها فراهم میکند که در عرض چند دقیقه درخواستشان را ارسال کنند.
- یک دوره آموزش و اجرای سریع
- انعطاف‌پذیری
در قیمت‌گذاری. (به عنوان مثال، این ویژگی باعث می‌شود که شما برای
ویژگی‌هایی که به آن‌ها نیاز ندارید پول پرداخت نکنید یا هزینه نرم افزار
را با توجه به جمعیت تیم استخدام کننده در سازمان تان تنظیم نمایید)
- قابلیت مقیاس‌پذیری برای رشد همزمان با کسب و کار شما داشته باشد
این‌ها
نیز برخی از ویژگی‌های دیگری هستند که باید در هنگام خرید یک نرم افزار
استخدام، به دنبال آن‌ها باشید چراکه که نشان‌دهنده‌ی یک نرم افزار با
کیفیت هستند:
- ابزارهای منابع انسانی مانند آنبوردینگ
- تجزیه و تحلیل و گزارش پیشرفته
- یکپارچه‌سازی ارسال پیام به متقاضیان شغلی
- قابلیت‌های CRM همکاریابی
- روش‌های ارتباطی جایگزین، مانند توانایی ارسال پیامک به متقاضیان
- سفارشی‌سازی صفحه معرفی شرکت و لیست شغل ها و گزینه‌های برندینگ
- ادغام شخص ثالث، مانند حقوق و دست‌مزد و راه‌حل‌های مدیریت منابع انسانی
چگونه مشخص کنید که شرکت شما به چه نوع نرم‌افزار استخدامی نیاز دارد؟
دین
ایاکووتی (Dean Iacovetti) ، رئیس و موسس شرکت وانتا پارتنرز (Vanta
Partners) گفت: «انتخاب نرم‌افزار استخدام صحیح به سادگی مستلزم جستجوی
چیزی است که با نیازهای کسب‌وکار شما همخوانی داشته باشد.» او اضافه کرد که
علاوه بر ارزیابی سودمندی ویژگی‌های چنین ابزار نرم افزاری ای ، باید در
نظر داشته باشید که آیا صرفا از نرم افزار در درجه اول بعنوان یک آرشیو
رزومه یا پایگاه داده از اطلاعات متقاضیان استفاده میکنید یا به عنوان
ابزاری فراتر از آن و بعنوان راهی برای یافتن کاندیداها بر اساس
ارزش‌هایتان؛ مانند آن‌هایی که با فرهنگ شرکت شما مطابقت دارند.
بن
اوبانکس (Ben Eubanks)، تحلیلگر اصلی در گروه مشاوره و تحقیقات Lighthouse
گفت: «بهترین نرم افزار استخدام برای هر سازمان به بزرگی یا کوچکی آن
شرکت، صنعت و استراتژی همکاریابی خاصی که دنبال میکند، بستگی دارد.»
اوبانکس
توضیح داد که این موضوع شامل ملاحظاتی مانند این است که آیا می‌خواهید
مصاحبه‌های ویدئویی انجام دهید یا بر روی استخدام جمعی تمرکز کنید. برخی از
بسترها برای این رویکردهای خاص ساخته شده‌اند، در حالی که برخی دیگر
عامدانه فاقد این ویژگی‌ها هستند.
در
نهایت، استفاده از نرم افزار استخدام باید ساده و آسان باشد. یک شرکت
بزرگ یا یک شرکت استخدامی با یک تیم حرفه‌ای از متخصصان منابع انسانی ممکن
است خواستار یک نرم‌افزار پیچیده تر منابع انسانی و استخدام باشد، اما کسب و
کارهای کوچک اغلب زمان یا منابع لازم برای صرف در سیستم‌های پیچیده را
ندارند.
آندره لاووی (Andre Lavoie)،
مدیر عامل و یکی از بنیان گذاران شرکت ClearCompany گفت: «وقتی شما یک
کسب‌وکار کوچک هستید و در حال خرید یک برنامه نرم افزاری برای مدیریت
عملیات جذب و استخدام، مهم است به یاد داشته باشید که سیستمی که شما در
مورد خرید آن تصمیم می‌گیرید باید کار را برای تیم استخدام شما آسان‌تر
کند. شما سیستمی نمی‌خواهید که روند استخدامتان را پیچیده کند، وگرنه تیم
شما از آن سودی نخواهد برد.»
شما از چه نرم افزاری برای بهبود روند استخدام شرکتتان استفاده میکنید؟ به نظرتان چنین سیستم‌هایی کارآمد هستند؟
در
سالهای اخیر چند شرکت به تولید و توسعه نرم افزارهای مدیریت فرایند
استخدام یا ATS روی آورده اند که در این میان کمپ استخدام یا یکی از
آنهاست. این نرم افزار توسط تیمی از متخصصین با تجربه در صنعت منابع انسانی
تحلیل و تولید می شود و یک سیستم ابری است که برای بسیاری از نیازهای
کلیدی تیم های جذب و استخدام راهکار ارائه کرده است. هر چند انتخاب های
زیادی برای مدیران منابع انسانی در داخل و خارج از کشور مهیاست، اما نکته
ای که در انتخاب یک نرم افزار استخدام باید به آن توجه داشت قطعا شامل
مواردی همچون انطباق نرم افزار با فرهنگ سازمانی و نیاز کاربر، رابط کاربری
آسان و قابل فهم، دسترسی به تیم پشتیبانی و آموزش، سرعت قابل قبول رشد و
توسعه نرم افزار و موضوع امنیت اطلاعات است.
نظراتتان را با ما در میان بگذارید.
