آنبوردینگ(Onboarding) یکی
از اصلی‌ترین فرآیندهای استخدامی است که به ادغام و همسوسازی پرسنل جدید
با اهداف و فرهنگ سازمانی کمک می‌کند. براساس مطالعات، انجام موفقیت‌آمیز
این فرآیند علاوه بر افزایش نرخ وفاداری کارمندان در
بالا بردن بهره‌وری
آن‌ها هم تاثیرگذار است. در این مقاله، علاوه بر تشریح مفهوم Onboarding و
مراحل و مزایای آن قصد داریم شما را با استراتژی‌های مناسب برای
پیاده‌سازی آن در سازمان هم آشنا کنیم. پیشنهاد می‌کنیم.
با ما همراه باشید.
آنبوردینگ چیست؟
آنبوردینگ
یکی از اصطلاحات رایجی است که به‌ویژه در بخش منابع انسانی هر سازمانی به
گوش می‌رسد. این اصطلاح به‌معنای پذیرش و ادغام نیروی کار جدید در شرکت و
همسوسازی او با فرهنگ سازمانی است. استخدام افراد تازه‌نفس
یک فرآیند بسیار پیچیده و زمان‌بر است که نیاز به صرف انرژی و منابع زیادی دارد.
برخلاف تصور بسیاری از افراد، این فرآیند تنها در جذب نیرو خلاصه نمی‌شود.
یعنی،
لازم است کارمندانی که به‌تازگی استخدام شده‌اند به‌تدریج با معیارها،
اصول و فرهنگ سازمان کاملا آشنا شوند و برای رسیدن به این مقصود به‌خوبی
آموزش ببینند. به این ترتیب، آن‌ها در اسرع وقت می‌توانند تجارب، تخصص و
دانش خود را در مسیر برآورده کردن اهداف سازمان به‌کار گیرند. برای این
منظور، لازم است روند معرفی کارمندان به سازمان و آشناسازی آن‌ها با فرهنگ
سازمانی با دقت و مهارت تمام انجام گیرد. در عین حال، باید زمان کافی و
زمینه‌های مناسبی در نظر گرفته شود تا کارکنان جدید بتوانند خودشان را با
ارزش‌ها و معیارهای شرکت هماهنگ و سازگار کنند. مجموع این عوامل می‌تواند
متضمن وفاداری نیروی متخصص به سازمان باشد.
چرا آنبوردینگ اهمیت دارد؟
برخی از مهم‌ترین دلایل اهمیت آنبوردینگ نیروی کار جدید عبارتند از
اضطراب کارمندان را کاهش میدهد
پیدا
کردن شغل و آغاز به‌کار در یک محیط تازه، اتفاقی بسیار خوب و در عین حال
اضطراب‌آور است. این استرس از آشنا نبودن نیروی تازه‌وارد با فضای کار،
همکاران و انتظارات شغلی ناشی می‌شود. اجرای فرآیند Onboarding یکی از
موثرترین اقداماتی است که به کاهش اضطراب نیروی کار جدید کمک می‌کند. این
امر در افزایش بهره‌وری و همسوسازی سریع‌تر کارمندان با فرهنگ سازمانی
تاثیرگذار است.
آمار از دست رفتن کارمندان را کاهش میدهد
از
دست رفتن کارمندان یا ترک خدمت یکی از مهم‌ترین عواملی است که موجب اتلاف
منابع و انرژی سازمان‌ها می‌شود. براساس تحقیقات، حدود 33 درصد از
کارمندانی که به‌تازگی استخدام شده‌اند طی 6 ماهه نخست، همکاری خود را با
سازمان قطع می‌کنند. این اقدام به‌معنای آن است که شرکت مورد نظر در جلب
رضایت این افراد و همسوسازی آن‌ها با فرهنگ و اهداف سازمانی عملکرد
موفقیت‌آمیزی نداشته است. در عوض، اثرگذار بودن فرآیند ادغام کارکنان جدید
افزایش تعهد و علاقه آن‌ها به سازمان و شغل‌شان را تضمین می‌کند. مجموع این
عوامل، به حفظ کارمندان کمک می‌کند و نرخ ترک خدمت را در سازمان کاهش
میدهد.
بهره‌وری کارمندان را افزایش میدهد
افزایش
بهره‌وری کارمندان هم از دلایل اصلی اهمیت همسوسازی آن‌ها با فرهنگ
سازمانی است. فرآیند آنبوردینگ به آشنایی کارمندان با ضوابط، معیارها و
ارزش‌های شرکت کمک می‌کند. به این ترتیب، آن‌ها به مراتب سریع‌تر از حالت
عادی می‌توانند عملکردشان را با اهداف سازمانی هماهنگ کنند. براساس
پژوهش‌ها، کارمندانی که فرآیند Onboarding را تجربه نکرده‌اند تقریبا به یک‌سال زمان نیاز دارند تا سطح بهره‌وری خود را به حداکثر ممکن برسانند.
از دلسردی نیروی کار جلوگیری می‌کند
فرآیندOnboarding به کارمندان جدید کمک می‌کند با انتظارات
سازمان آشنایی یابند و نقش خودشان را در شرکت بشناسند. این روند، از
سردرگمی، اتلاف وقت و دلسردی نیروی کار جلوگیری می‌کند. به این ترتیب،
کارمندان به‌روشنی وظایف خود را می‌دانند و اهمیت کارشان را درمی‌یابند.
مجموع این عوامل در ایجاد انگیزه، نشاط و افزایش تعهد شغلی تاثیرگذار است.
مراحل آنبوردینگ چیست؟
بهینه‌سازی فرآیندOnboarding با رعایت مراحل زیر امکان‌پذیر است:
کارمندان قدیمی‌تر را در جریان بگذارید
یکی دو روز قبل از آغاز به‌کار کارمند جدید، لازم است سایر همکاران را در جریان این امر قرار دهید. این اطلاع‌رسانی می‌تواند
از
طریق ارسال ایمیل یا به‌صورت حضوری انجام گیرد. در ضمن، لازم است نقش و
وظیفه نیروی کار تازه‌وارد را هم برای قدیمی‌ترها تشریح کنید. با انجام این
کار، به کارکنان کمک می‌کنید از نظر ذهنی برای مواجهه با همکار جدید
آمادگی داشته باشند و او را به‌عنوان عضو تازه‌ای در جمع خود بپذیرند.
فضای کار کارمند جدید را مشخص کنید
با تعیین میز کار و تهیه ابزار مورد نیاز کارمند جدید هم به دیگر کارکنان و هم به خود او این پیام را منتقل می‌کنید که برایش
ارزش قائلید و از پیوستن او به مجموعه خوشحالید.
نرم‌افزارهای مورد نیاز را در اختیارش بگذارید
در همان ابتدای کار، از دسترسی کارمند جدید به نرم‌افزارهای مورد نیاز اطمینان یابید. در غیر این‌صورت، روند سازگاری او با
استانداردهای
کاری سازمان به تعویق می‌افتد و بهره‌وری‌اش کاهش می‌یابد. این فرآیند
ممکن است او را با چالش‌هایی مواجه کند که نهایتا منجر به دلسردی نسبت به
انجام وظایف‌اش شود.
کارمند جدید را به دیگر همکاران معرفی کنید
طوری
برنامه‌ریزی کنید که در همان روز اول کارمند جدید با بخش‌های کلیدی سازمان
و دیگر همکاران آشنا شود. طبیعتا، طی جلسه معارفه او نمی‌تواند اسامی همه
را به‌خاطر بسپارد. با این حال، از این طریق او می‌تواند یک تصویر کلی از
سازمان پیدا کرده و در عین حال، احساس کند عضو ارزشمندی از این مجموعه است.
معارفه تیمی را در فضای صمیمانه‌تری انجام دهید
در
نخستین روزهای ورود کارمند جدید به مجموعه، خوب است بعد از ساعات کاری یک
گردهمایی صمیمانه ترتیب دهید. برای مثال، می‌توانید به‌همراه اعضا تیم برای
صرف نهار، شام یا حتی نوشیدن یک فنجان قهوه به مکانی دنج بروید. در صورت
تمایل، حتی می‌توانید این برنامه را در ساعت صرف غذا و در اتاق کنفرانس
شرکت برگزار کنید. انجام این کار به آشنایی بیش‌تر هم‌تیمی‌ها کمک کرده و
صمیمیت آن‌ها را افزایش میدهد.
آموزش کارمند جدید را جدی بگیرید
به
احتمال قوی، فردی را استخدام کرده‌اید که در حوزه تخصصی خود از دانش و
تجربه کافی برخوردار است و پیش از این هم مشغول انجام کار مشابهی بوده است.
با این حال، روند کار سازمان‌ها با یکدیگر تفاوت دارد.
بنابراین،
همچنان لازم است هفته اول همکاری را به آموزش و تشریح قوانین، فرآیندها،
رویه‌ها و انتظارات مجموعه جدید اختصاص دهید. انجام این کار، همسوسازی فرد
تازه‌وارد را با اهداف و فرهنگ سازمانی تسریع می‌کند.
فرآیند آنبوردینگ را ادامه دهید
ادامه
فرآیند آنبوردینگ حداقل برای 3 ماه یکی از مهم‌ترین مراحلی است که اغلب
نادیده گرفته می‌شود. ممکن است طی همان هفته اول، احساس کنید نیروی جدید
به‌خوبی در موقعیت شغلی تازه‌اش جا افتاده و نیازی به ادامه روند همسوسازی
نیست. با این حال، لازم است این روال را حداقل تا 90 روز ادامه دهید.
برای
این منظور، باید آموزش نیروی کار جدید را به‌صورت هفتگی ادامه دهید. برای
اطمینان از اثربخشی این فرآیند لازم است ماهی یک‌بار با کارمند جدیدتان
ملاقات کنید و نظرات و دیدگاه‌های او را در این زمینه بشنوید.
مزایای آنبوردینگ چیست؟
- به جذب نیروی کار مستعد و متخصص کمک می‌کند.
- تجربه شغلی نیروی کار را بهبود می‌بخشد.
- انگیزه کارمندان را برای مشارکت افزایش میدهد.
- وفاداری کارمندان را افزایش میدهد.
- موجب افزایش بهره‌وری می‌شود.
- باعث رشد و بهبود کسب‌وکار می‌شود.
- روند همسوسازی کارمندان با فرهنگ سازمانی را تسریع می‌کند.
- اعتماد کارمندان را به مجموعه افزایش میدهد.
- حجم اضطراب و استرس محیط کار را کاهش میدهد.
- روابط اعضای تیم و دیگر همکاران را بهبود می‌بخشد.
- نرخ ترک خدمت و از دست رفتن کارمندان را کاهش میدهد.
موثرترین روش‌ها و استراتژی‌های آنبوردینگ چیست؟
- روی آموزش و توسعه مهارت‌ها تمرکز کنید.
- با به‌کارگیری روش‌های مبتکرانه، انگیزه مشارکت را برای کارمند جدید افزایش دهید.
- برای همسوسازی کارمند جدید از مدیران منابع انسانی کمک بخواهید.
- تا جای ممکن، چالش‌های پیش روی نیروی کار جدید را کاهش دهید و فرآیند Onboarding را برای او ساده‌سازی کنید.
- روند همسوسازی را قبل از استخدام و شروع کار رسمی آغاز کنید.
- روند Onboarding را با ویژگی‌های فردی، اجتماعی و شغلی کارمند جدید تطبیق دهید.
- فرآیند همسوسازی را برای کارمندان فصلی و پاره وقت هم اجرا کنید.
- هماهنگ‌سازی روند Onboarding را در کلیه دفاتر، شعبه‌ها و نمایندگی‌های شرکت جدی بگیرید.
- روند آموزش را فقط به دوره آنبوردینگ محدود نکنید و به‌صورت مداوم ادامه دهید
- با دعوت دوباره کارمندان پیشین برای اشتغال در مجموعه، هزینه‌های Onboarding را کاهش دهید.
سخن آخر
با
توجه به آن‌چه گفته شد، فرآیند آنبوردینگ و همسوسازی کارمندان جدید با
سیاست‌ها و اهداف سازمانی از مهم‌ترین اقداماتی است که به بهبود کسب‌وکار و
افزایش وفاداری کارکنان کمک می‌کند. نظر شما چیست؟
آیا سازمان شما هم به Onboarding اهمیت میدهد؟
آیا در شرکت شما هم انتظارات، اهداف و فرهنگ سازمانی کاملا برای نیروهای تازه‌وارد تشریح می‌شوند؟
خوشحال می‌شویم دیدگاه‌ها و تجربیات‌تان را با ما به اشتراک بگذارید
