آیا مدیریت جذب و استخدام سازمانها بدون استفاده از نرم افزارهای منابع انسانی امکان پذیر است؟

مدیریت جذب و استخدام یکی از مهمترین روالها در سازمان است که به نظم بخشیدن و تعالی سازمان کمک شایان می نماید. از آنجایی که مدیریت یک علم است، لذا توجه به اصول آن دارای اهمیت است زیرا اصول علمی در عمل نیز محقق می شوند. در نتیجه با توجه درست به موضوع مدیریت جذب و استخدام می توان فرآیند گزینش افراد را سرعت بخشید. از سوی دیگر آنچه مهمتر از سرعت بخشیدن فرآیند مهمتر است و با ارزش تر می باشد، انتخاب صحیح افراد واجد شرایط است. با توجه به این موضوع که دنیای کنونی نیازمند تحولات فناوری اطلاعات است لذا بسیاری از تصمیم گیری ها سازمانی توسط ابزار نرم افزاری و هوشمند رخ می دهد.

 دیگر زمان آن نیست که با پرونده بازی و بررسی سوابق کاغذی افراد، ماه ها زمان سپری شود تا فردی از میان ده ها نفر برای تصدی یک پست انتخاب شود. منکر این موضوع نخواهیم شد که فرآیند استخدام زمان بر است اما زمان بر بودن به معنای این نیست که هر اندازه زمان گزینش را بیشتر کنیم، بر اهمیت آن افزوده ایم بلکه بسیار اتفاق می افتد که در این مسیر نیروهای شایسته و مفید که دارای تخصص نیز هستند به دلیل طولانی شدن پروسه استخدامی جذب سازمان یا موسسه دیگری خواهند شد و لذا ضرر نهایی ایجاد شده به دلیل تعلل و زمان سوزی خواهد بود. در این میان می توان گفت که سازمان ها نیازمند ابزارهای به روزی هستند که آمیخته ای از دقت و سرعت باشند. نرم افزارهای مدیریت جذب و استخدام که بر اساس روش‌ها و الگوهای استاندارد استخدامی طراحی شده اند، بخشی از ابزارهای مهم کنونی برای تیم های جذب و استخدام هستند.

امروزه نرم افزارها در همه امور مورد استفاده قرار می گیرند و به شدت انجام امور را سهل می نمایند. در نتیجه یکی از دلایل استفاده از نرم افزارها، سهولت در انجام کار است. اما دقت و کاهش ضریب خطا از موارد مهم دیگری است که استفاده از ابزارهای نرم افزاری را محبوب می نماید. حتی جالب تر آن که در برخی موارد بدون استفاده از نرم افزار، انجام برخی موارد نشدنی است که البته این بخش می تواند محاسباتی و یا در زمینه انواع امور پیچیده پردازشی مانند ا طراحی باشد. در نتیجه بسته به این که از نرم افزار در چه زمینه ای قرار است تا استفاده شود، اهمیت کارایی آن مشخص می شود. از سوی دیگر فرآیند گزینش هزینه بر است. در نتیجه با استفاده از نرم افزار در زمینه استخدام و جذب می توان به کاهش چشمگیر هزینه استخدام در شرکت ها دست یافت.

نرم افزارها می توانند فرآیندهای ثابت و واحد را به طور نامحدودی تکرار کنند. لذا اگر شرایط گزینش در یک سازمان به نحوی باشد که ورودی و خروجی نیرو در آن زیاد باشد، تنها راه مواجهه با این موضوع، استفاده از نرم افزارها در مدیریت جذب و استخدام است زیرا در طول زمان با استفاده از نیروی انسانی، فرسودگی و کاهش نیرو و قوای انسانی مشخص شده و افزایش خطای انسانی نیز محرز می گردد.

یکی از نکات ویژه و مطلوبی که در جذب افراد با استفاده از امکانات نرم افزاری صورت می پذیرد آن است که حتی می توان آزمون استخدامی را بر مبنای اطلاعات مندرج در پایگاه داده نرم افزارها طراحی و برگزار نمود. یعنی اطلاعات خواسته شده از افراد در سامانه ای ضبط گردد و با دسته بندی اطلاعات، محتوای آزمون نیز مشخص شده و سوالات طراحی گردد.

تمام موارد ذکر شده در نهایت باعث بهینه سازی و مدیریت عملیات استخدام خواهند شد. این مطلب چیزی است که یک سازمان نیازمند آن است و مدیران حرفه ای مترصد رسیدن به این مرحله هستند تا نیروی انسانی خود را در به کارگیری موارد مهمتر مورد استفاده قرار دهند. نرم افزارهای مرتبط با فرآیند استخدام و منابع انسانی در هر سازمانی باید مختصات آن شرکت و سازمان را رعایت نموده و اهداف سازمانی را در بهترین شکل آن در نظر بگیرد.