فرایند استخدام کارامد برای جذب بهترین نیروها چگونه است؟

هر شرکتی روش مخصوص به خود را برای استخدام دارد.
ممکن است چند آگهی استخدام را در وب‌سایت خود منتشر کنید و کار بیشتری هم انجام ندهید، یا با جاب‌بوردهای استخدامی  مورد علاقه‌ی خود تماس بگیرید و از آن‌ها بخواهید که این کار را برای شما انجام دهند.

شرکت‌های موفق برای جذب نیروی کار خود، استراتژی مشخصی داشته و برنامه‌ریزی می‌کنند تا در نهایت بتوانند متقاضیان جدید را جذب کنند. تبلیغات دهان به دهان هم می‌تواند به شما کمک کند تا استعدادهای بالقوه را به سمت خود بکشانید.

اما به یاد داشته باشید که فرایند استخدام فقط شامل منتشر کردن فرصت‌های شغلی و مصاحبه نمی‌شود؛ این مهم است که در فرایند استخدام استراتژی خود را بهبود ببخشید و نسبت به رقبای خود یک مزیت تاکتیکی داشته باشید.

 فرآیند استخدام در منابع انسانی به چه صورت است؟

مجمع مدیریت منابع انسانی، “فرایند استخدام و جذب استعداد” را اینگونه تعریف می‌کند: «فرایند استخدام یعنی مراحل جذب و استخدام برترین استعدادهای در دسترس، برای حصول اطمینان از این که در سازمان شما افراد درستی با مهارت‌هایی کارآمد حضور داشته و به شغلی متناسب با ویژگی‌های خودشان مشغول باشند و در نتیجه نیازهای درستی را برآورده ‌کنند».

این فرایند می‌تواند پایه‌های یک سازمان را بسازد و یا آن را درهم بشکند: نوع شخصیت افرادی که استخدام می‌کنید، مهارت‌هایی که این کارمندان دارند و توانایی آن‌ها در عمل به وظایفشان، تاثیر زیادی بر سازمان شما خواهد گذاشت.

فرایند استخدام کارآمد معمولا بخشی از استراتژی بزرگ‌تری برای جذب استعدادهای برتر است.

 تفاوت میان جذب نیرو و جذب استعداد در چیست؟

جذب نیرو به فرایندی گفته می‌شود که در آن به دنبال پر کردن یک موقعیت شغلی خالی هستیم؛ مانند برقراری تماس یا ارسال ایمیلی حاوی اطلاعات یک موقعیت شغلی برای کاندیدی بخصوص.

جذب استعداد یک ابتکار استراتژیک است، مانند برنامه‌ریزی برای آینده و ارزیابی نیازهای آتی و برداشتن قدم‌هایی صحیح براساس اهداف کسب‌وکار و طرح‌های رشد.

 مراحل فرایند استخدام چیست؟

به طور کلی، مراحل فرایند استخدام را می‌توان برای شرکت‌های مختلف، یکسان دانست. اگرچه مراحل تاکتیکی و خاص این فرایند ممکن است متفاوت باشد. وقتی صحبت از مراحل به میان می‌آید، اهداف گسترده‌تر و فراگیر هستند.

مراحل شامل موارد زیر است:

• برنامه‌ریزی نیروی کار
• توسعه استراتژی
• جستجو و تحقیق در مورد متقاضی
• غربالگری
• ارزیابی و تصمیم‌گیری

بدیهی است که هر چه یک موقعیت شغلی در شرکت زودتر شناخته شود، شروع فرایند استخدام نیز آسان‌تر خواهد بود. در این رابطه، نباید فراموش کرد که برنامه‌ریزی برای نیروی کار، بسیار کلیدی است، چراکه از این رو مدیران می‌توانند دریابند که حجم کار آن‌ها در آینده به چه اندازه خواهد بود.

 استخدام نامناسب می‌تواند برای شرکت‌ها هزینه‌ی زیادی دربردارد.

استخدام و جذب استعداد می‌تواند تاثیرات مالی زیادی داشته باشد. یک استخدام ناکارآمد به طور متوسط برای یک شرکت بیش از ۱۴،۰۰۰ دلار هزینه خواهد داشت، البته بدون اینکه هزینه‌های استخدام در طول این فرآیند در نظر گرفته شود.

اگر احساس می‌کنید که شرکت شما در فرایند استخدام موفق عمل نمی‌کند و یا معیارهای استخدام شما در حال افت هستند، بدانید و آگاه باشید که تنها نیستید!

به طور متوسط، تنها یک سوم شرکت‌های آمریکایی کیفیت و تناسب افرادی که استخدام کرده‌اند را بررسی می‌کنند. هیچ دپارتمان دیگری از این نوع بررسی و تجزیه و تحلیل راضی نخواهد بود.

این مراحل را در فرایند استخدام بررسی و اصلاح کنید تا در نهایت موفق‌تر عمل کنید.

فرایند استخدام چه گام‌هایی دارد؟

1- نیازهای خود را بشناسید

قبل از این که برای موقعیت شغلی خاصی شروع به استخدام کنید، چند سوال را از خودتان بپرسید: چرا باید برای این موقعیت شغلی نیرو بگیرید؟ در نهایت می‌خواهید به چه چیزی برسید؟ ما برای چه طرز فکری در یک متقاضی ارزش قائل هستیم؟

پیش از اینکه متقاضی شما برایتان تصمیم بگیرد، این شما هستید که باید بدانید از یک موقعیت شغلی چه می‌خواهید. درست است که انعطاف‌پذیری یکی از مهم‌ترین ارزش‌ها محسوب می‌شود، اما داشتن پارامترهایی مشخص به شما در به نتیجه رسیدن جستجوهایتان کمک خواهد کرد و همچنین تعداد متقاضیانی که در نظر دارید را محدود خواهد کرد.

در این مرحله باید مهارت‌های اولیه و لازم را در مقابل مهارت‌های ثانویه اولویت‌بندی کنید. تصمیم بگیرید که به دنبال چه نوع تجربه‌ای هستید.

برای کمک به درک نیازهای موجود، با مدیر منابع انسانی و دیگر اعضای تیم مشورت کنید تا ببینید که متقاضی باید چه وظایفی را در قبال نقش خود ایفا کند و چه  ارزش افزوده‌ای را می‌تواند به این نقش اضافه کند؟

2- شغل مورد نظر را به خوبی شرح دهید

آنچه می‌خواهید را کامل شرح دهید. دقیق باشید و در مورد برند کارفرمایی خود هیجان لازم را ایجاد کنید. بر روی نتایجی که می‌خواهید از این موقعیت شغلی بدست آورید تاکید کنید، نه اینکه تنها مهارت‌های مورد نیاز آن را ذکر کنید. چنین اقدامی باعث می‌شود تا متقاضی نسبت به موقعیت شغلی شما علاقه‌ی بیشتری نشان دهد و در نتیجه موجب جذب نیروهای بسیار ماهری خواهد شد که می‌خواهند در ایفای نقش‌های بعدی خود، متفاوت عمل کنند.

از بیان مشکلات در شرح شغل خودداری کرده و از اشاره به هرگونه وظیفه‌ی غیر ضروری بپرهیزید. یک نمونه از این کار، لیست کردن نرم‌افزارهای خاص است. در نظر بگیرید که مثلا آشنا بودن با این برنامه‌ی خاص در حین انجام کار به جای انتخاب آن، چقدر مهم است.

به این فکر کنید که آیا شما در موقعیت شغلی خاصی که مد نظرتان است به تجربه و تفکر استراتژیک نیاز دارید یا تجربه؟ شرح شغل شما و نحوه‌ی انتشار آن باید به نحوی باشد که بتواند این موارد را به متقاضی منتقل کند.

3- وارد بانک استعداد شوید

این مرحله به زمانی اشاره می‌کند که آگهی موقعیت شغلی توسط مدیر مربوطه منتشر می‌شود، تقاضانامه‌ها توسط او دریافت می‌شود، متقاضی استعدادیابی شده و فرد استخدام کننده به دنبال ارجاعاتی از کارکنان فعلی است. درست است که بیشتر گزینه‌های استخدامی توسط برنامه‌های کاربردی به مدیران معرفی می‌شوند، اما ماندگارترین نیروها آن‌هایی هستند که توسط دیگران معرفی شده یا توسط خود شرکت تامین شده‌اند. با توجه به گزارش ارزیابی استعداد از شرکت لور (Lever)، برای استخدام نیروی کارآمد به بیش از 100 متقاضی نیاز است، هر چند که این تعداد زمانی که شما به طور فعال متقاضیان خود را منبع‌یابی می‌کنید به شدت کاهش می‌یابد.

 منبع‌یابی متقاضیان

زمانی که شما متقاضیان خود را منبع‌یابی می‌کنید، تقریبا باید حدود 40 متقاضی را بررسی کنید تا به گزینه‌ی مورد نظرتان برسید، یعنی از نظر تعداد، نسبت به جستجوهای دستی، ۶۰ درصد کاهش خواهید داشت. این دسته از متقاضیان اغلب سریع‌تر آنبورد شده و وارد جریان کاری می‌شوند. حقیقت امر این است که فرصت شغلی منتشر شده از سمت شما، اغلب توسط تمامی متقاضیان دیده نخواهد شد. در اینجاست که ممکن است شما بخواهید آن دسته از افراد جویای کار منفعل را نیز به سمت خود بکشانید. به عبارت دیگ، اگر بتوانید توجهشان را جلب کنید، آن‌ها هم به شما توجه خواهند کرد!

این روزها بهتر است اغلب به‌ صورت آنلاین با افراد در تماس باشید، اما تماس‌های تلفنی و یا کنفرانس‌های گاه به گاه نیز ضرری ندارد.

متقاضیان

بدون شک نمی‌خواهید متقاضیانی که از طریق آگهی‌های استخدام شما و یا سایت‌های کاریابی به سراغتان می‌آیند را نادیده بگیرید. در واقع چنین مرجع‌هایی از منابع مهم برای بیشتر متقاضیان به حساب می‌آیند، به خصوص برای کسب و کارهای کوچک و متوسط یا همان SMBها (small and medium-sized business). این‌ها هنوز هم ابزارهای ارزشمندی برای به صف کردن استعدادهای مد نظر شما هستند، حتی اگر در حال جذب نیروهای جدید هم نباشید.
متقاضیان علاقمند می‌خواهند در مورد فرهنگ سازمانی شما و این که کار کردن در آنجا چگونه است بیشتر بدانند. اضافه کردن عکس و یا رسانه‌های اجتماعی برای نشان دادن شرکت شما و موقعیتی که دارد، بسیار مفید است.

معرفی شده‌ها

یکی دیگر از ابزارهای کارمندیابی منفعل، معرفی نیروهای جدید توسط کارمندان است. این تاکتیک معمولا یکی از بهترین منابع برای یافتن برترین متقاضیان است. متقاضیانی که به وسیله‌ی کارمندانتان به شما معرفی می‌شوند مورد اعتماد هستند زیرا نیروهای فعلی شما، سازمان را کاملا می‌شناسند و می‌دانند که چه کسی می‌تواند به خوبی در این فرهنگ سازمانی پذیرفته شود. در واقع، نیروهایی که توسط کارمندان شما به سازمان معرفی می‌شوند نرخ ماندگاری بیشتری نسبت به سایرین دارند.

4- مدیریت استعداد در مسیر جذب نیرو

در این مرحله، فرد استخدام کننده مصاحبه‌ها و پیگیری‌ها را انجام خواهد داد و متقاضیانی را بررسی خواهد کرد که به موقعیت شغلی مورد نظر علاقه نشان داده‌اند. این مورد شامل ارزیابی، آزمون مهارت‌ها، هماهنگی فرهنگی و در نهایت ارائه‌ی یک پیشنهاد کاری است. ترتیب این مراحل (‏و عمق این مراحل)‏ به هر شرکت و فرایندهای خود آن‌ها بستگی خواهد داشت.

 آزمون‌های پیش از استخدام و ارزیابی‌ها

استفاده از یک تست خوبِ پیش از استخدام و یا انجام ارزیابی قبل از برگزاری مصاحبه می‌تواند روند فرایند استخدام شما را قوی‌تر کرده و تعدادی از سوالات روز مصاحبه‌ی شما را نیز حذف کند. نوع آزمون‌ها و ارزیابی‌هایی که استفاده می‌کنید به موقعیت شغلی مورد نظر شما بستگی دارد.

یک راننده لیفتراک به مهارت‌های متفاوتی نسبت به یک توسعه دهنده‌ی نرم‌افزار (دولوپر) نیاز دارد، بنابراین باید هرکدام را بسته به نوع موقعیت شغلی‌شان بسنجید.

شما می‌توانید از مجموعه‌ای از تست‌ها برای شخصیت‌شناسی، مهارت‌های شناختی، استعداد و مهارت‌های تخصصی جهت تعیین قابلیت‌های نیروی بالقوه‎تان استفاده کنید. به طور کلی، شما به دنبال دانش، مهارت و توانایی در یک شخص هستید تا ببینید که آیا برای موقعیت شغلی مد نظرتان مناسب هست یا خیر.

مصاحبه تلفنی می‌تواند در زمان متقاضیان و استخدام‌کننده‌ها صرفه‌جویی کند.