آماده‌سازی شرح شغل بسته به نزدیکی و آشنایی‌تان با نقش مدنظر، میتواند بسیار آسان یا بسیار دشوار باشد. نقش‌های فنی‌تری نظیر فناوری اطلاعات یا مهندسی، مستلزم مهارت و تجربه در استفاده از ماشین‌آلات و نرم‌افزار بسیار تخصصیست. اگر به دنبال مناسب‌ترین نامزد شغلی هستید، جزئیات شغل را باید به صورت کاملا شفاف توضیح دهید.
شرح شغل چیزی فراتر از بیان عنوان پست شغلی و مهارت های مورد نیاز است. به وظایف روزمره‌ای که باید انجام شود، افرادی که کارمند مدنظر باید به آنها گزارش دهد و خصایص رفتاری و شخصیتی مطلوب فکر کنید. نامزدهای احتمالی به محض شناخت مهارت ها و تجربیات لازم، مایلند وظایف روزانه شغل بدانند.
برای اینکه بهترین استعداد را جذب کنید، شرح شغل باید بسیار مفصل و دقیق باشد. با ایجاد بخش‌های فرعی با عنوان «اساسی» و «مطلوب» در شرح شغل، می‌توانید مهمترین مهارت‌ها را اولویت‌بندی کنید. به این ترتیب، نامزدهای شغلی تا حدودی درک می‌کنند چقدر برای پست شغلی مناسب هستند.
در تضاد با نکته‌ی آخر، از ارائه‌ی توضیحات بی‌ربط و طولانی کردن شرح شغلی اجتناب کنید. نمودار خطی زیر نرخ کلیک کردن نامزدها را روی تبلیغات شغلی براساس تعداد کلمات نشان می‌دهد که در آن محور افقی بیانگر تعداد کلمات در شرح شغل و محور عمودی نسبت درصد کلیک به درخواست میباشد.
طول مطلوب شرح شغل چقدر است؟
نمودار (براساس اندازه‌ی نمونه‌ی چهار هزار متقاضی کار) به‌طور موثر نشان می‌دهد که شرح شغل با حدود 600 تا 700 کلمه بیشترین متقاضی را دارد. شرح شغل با تعداد کلمات بسیار کمتر یا بسیار بیشتر از این رقم میتواند به عملکرد پروسه‌ی نیروگزینی‌تان صدمه بزند. مواردی مانند طولانی بودن متن و متعاقبا خستگی کاربر در مطالعه کامل متن و یا ایجاد احساس under-qualified بودن میتواند از دلایل پایین آمدن این راندمان باشد. استفاده از علائم نگارشی نقطه‌ی گلوله‌ای برای تاکید بر «مسئولیت‌های اصلی» یا «شایستگی‌ها»، ویژگی محبوب و موثر در هر شرح شغلی خوب است. استفاده از این علائم نگارشی به نامزدها امکان می‌دهد ویژگی‌های شغلی را بهتر درک کنند و در نتیجه فرایند درخواست کار را جذاب تر و کارآمدتر می‌کند.
خود عنوان شغلی عنصر دیگریست که هنگام آماده‌سازی شرح شرح باید مدنظر قرار گیرد. مطالعه‌‌ای شبیه به مطالعه‌ی بالا «طول» عناوین شغلی را در ارتباط با نرخ کلیک آنها بررسی می‌کند. بااین‌حال، طول عنوان شغلی عمدتا به نقش وابسته است و نباید برای همه‌ی پست‌های شغلی یکسان محسوب شود.
طبق این مطالعه، به نظر می‌رسد عناوین شغلی با 50 تا 60 حرف، عملکردی بهتر از عناوین شغل با 35 حرف دارد. این نتیجه جالب است، اما ناگزیر روش‌های محدودی برای افزایش طول عنوان شغلی «پرستار» یا «راننده» وجود دارد. بنابراین، از بهترین قضاوت و تجربیات کاربردی و عاقلانه برای آماده‌سازی این عناوین شغلی استفاده کنید (هر چند پیشنهاد این است که عنوان شغلی هیچگاه از سه کلمه کمتر نباشد).
نکته‌ی آخر و مهم این است که عنوان شغلی باید دقیق باشد. بسیاری از شرکت‌ها متهم هستند به اینکه عنوان شغل مدنظرشان را چیز دیگری وانمود می‌کنند. اگر عنوان شغلی متصدی بار است، بگویید «متصدی بار» نه «مسئول پخش نوشیدنی» می‌خواهید. این شفافیت مانع ابهام، خودبزرگ‌پنداری و احساس سرخوردگی بعد از آگاهی از ماهیت واقعی شغل می‌شود.