چند و چون ارزیابی بر اساس مدل شایستگی

در زیر به برخی از روش‌هایی که ثابت کرده اجرای مدل شایستگی تا چه اندازه به نفع سازمان‌ها است اشاره کرده‌ایم:

  ارزیابی بر اساس مدل شایستگی مسیری مشخص را برای عملکرد نیروی کار تنظیم می‌کند که با اهداف و استراتژی‌های سازمانی همخوانی دارد. همچنین این امکان را برای منابع انسانی فراهم می‌کند که به درک درستی از تمام توانایی‌ها و مهارت‌های کارکنان برسد.

منابع انسانی و سیستم آموزش را به منظور شناسایی دقیق‌تر نیازهای مربوط به توسعه و یادگیریlearning & development (L&D) توانمند می‌سازد.

به کارمندان این امکان را می‌دهد که مهارت‌ها و رفتارهایی را که برای انجام بهتر وظایفشان نیاز است، کسب کنند.
فرصتی را برای سازمان‌ها فراهم می‌کند تا مهارت‌های کارکنان را رصد کنند تا در نتیجه‌ی آن بتوانند استراتژی و برنامه‌ریزی مناسبی را در جهت مهارت‌های آینده در پیش بگیرند.

· سیستم اندازه‌گیری سازگار و عادلانه‌ای را برای ارزیابی عملکرد فراهم می‌کند.

هیچ فهرست استانداردی از شایستگی‌ها برای هیچ شغلی وجود ندارد. نوع شاخصه‌ای  که وارد یک مدل شایستگی می‌شود، به نیازهای خاص آن شغل بستگی دارد. به عنوان مثال، شایستگی‌های لیست شده برای یک پیشخدمت رستوران به شدت با نیازهای یک حسابدار متفاوت خواهد بود.

برای درک بهتر، شایستگی‌ها را به دسته‌های مختلفی تقسیم‌بندی می‌کنیم:

شایستگی‌های اصلی، همان مهارت‌های اساسی مورد نیاز سازمان است که شامل تمامی کارکنان می‌شود. این‌ها مهم‌ترین مواردی  هستند که کارکنان باید انجام دهند. این امر از شرکتی به شرکت دیگر متفاوت خواهد بود، زیرا به ارزش‌ها، فلسفه و اهداف هر سازمان بستگی دارد. اما می‌تواند شامل الزامات اساسی مانند مهارت‌های ارتباطی یا کار گروهی نیز باشد. آنچه در اکثر مشاغل یکسان است، نیاز به یک عنصر اساسی برای توانایی کار با دیگران است.
اهداف سازمان در شایستگی‌های گسترده‌ای منعکس می‌شوند که قدرت و منحصر به فرد بودن سازمان را نشان می‌دهند. مثلا، برای شرکتی که در تحویل بین‌المللی قطعات تخصص دارد، شایستگی اصلی، تدارکات خواهد بود. در این نوع سازمان، شایستگی اصلی یک کارمند می‌تواند تحویل به موقع بسته‌های مشتری باشد.

شایستگی‌های کارکردی، مهارت‌ها و رفتارهای خاص شغل را شامل می‌شوند که برای هر موقعیت شغلی، منحصر به فرد هستند. به عنوان مثال، شایستگی یک پیشخدمت رستوران ممکن است توانایی رسیدگی موثر به شکایات مشتریان باشد. درحالیکه صلاحیت یک حسابدار ممکن است توانایی تجزیه و تحلیل نوع خاصی از داده‌های مالی به منظور تهیه گزارش باشد.

شایستگی‌های عملکردی باید بتوانند مشخص کنند که کارمند چه رفتارها یا مهارت‌هایی باید داشته باشد تا بتواند در موقعیت شغلی خود بهترین عملکرد را داشته باشد.

شایستگی‌های رهبری اغلب برای نقش‌های مرتبط با نظارت و مدیریت در نظر گرفته می‌شوند. اگر چه می‌توانند برای هر موقعیت شغلی دیگری که نیاز دارد تا در آن یکی از کارمندان، دیگران را رهبری کند نیز اعمال شوند. شایستگی‌های رهبری شامل مهارت‌ها و رفتارهای رهبری مانند توانایی‌های مختلف مرتبط با تصمیم‌گیری هستند.

 

مدل‌های شایستگی برای انواع فرایندهای منابع انسانی بکار گرفته می‌شوند، از جمله:

استخدام: مدل‌های شایستگی پیشرفته ، اغلب برای توسعه‌ی پست‌های شغلی بکار می‌روند. هنگامی که این مدل‌ها به خوبی تعریفو مشخص شده باشند، سازمان‌ها شانس بیشتری خواهند داشت تا متقاضیانی را پیدا کنند که به آنچه مد نظرشان است، نزدیک‌تر باشند.

مدیریت استعداد/عملکرد: تعریف موفقیت در یک سازمان به عملکرد نیروی کار بستگی دارد؛ یک مدل شایستگی می‌تواند چگونگی عملکرد موفقیت‌آمیز برای هر نقش در یک سازمان را تعریف و مشخص کند. این معیار به منابع انسانی کمک می‌کند تا عملکرد هر شغل را با اهداف سازمانی مرتبط سازد و همچنین اطمینان حاصل نماید که استعداد کارکنان توسعه می‌یابد و هدر نمی‌رود.

ارزیابی عملکرد: مدل‌های شایستگی چارچوب مورد نیاز برای ارزیابی درست کارمندان در طول ارزیابی  عملکرد را فراهم می‌کنند؛ به این ترتیب، هم کارمند و هم کارفرما یک لیست خواهند داشت که در آن، رفتارها و مهارت‌های کاری به روشنی تعریف شده‌اند.

قالب یک مدل شایستگی برای هر شغل، بسته به سازمان و حرفه‌‌ای خاص، متفاوت خواهد بود. هیچ استاندارد یا ساختار از پیش تعیید شده‌ای  برای آن وجود ندارد. اغلب سازمان‌ها فرمت الگودار منحصر به فرد خود را برای مدل‌های شایستگی دارند.

جامعه‌ی مدیریت منابع انسانی Society for Human Resource Management (SHRM) ‏بهترین نمونه را در تدوین شایستگی‌ها ارائه می‌دهد؛ این نمونه با مشخص کردن این که چه اطلاعاتی باید به طور ایده‌آل در یک شایستگی خاص گنجانده شوند، تدوین شده است:

بهترین تمرین:

عنوان – نوع شایستگی
تعریف – تعریف کلی شایستگی
شایستگی‌های فرعی – مهارت‌های پایه‌ای کلی و رفتارهای مورد انتظار

رفتارها – رفتارهایی که بالاترین سطح مهارت را منعکس می‌کنند

استانداردهای بهره‌وری – استانداردهای مهارت که الزامات خاص شغلی را در خود منعکس می‌کنند و چهار مرحله‌ی توسعه‌ی شغلی را نشان می‌دهند (‏اولیه، سطح متوسط، ارشد، اجرایی)‏.

مثال شایستگی:
عنوان: توسعه‌ی روابط مشتری
تعریف: به عنوان بخشی از فرآیند فروش، توانایی ایجاد یک رابطه پایدار با مشتریان از طریق تعاملات برای این نقش ضروری است.
شایستگی‌های فرعی: توانایی برقراری ارتباط موثر با مشتریان
رفتارها: هوش هیجانی استانداردهای بهره‌وری: شناسایی نگرانی‌های مشتری و ارایه‌ی شیوه‌هایی برای پرداختن به این نگرانی‌ها.

 

تحقیق و توسعه برای تعریف یک شایستگی  در  یک موقعیت شغلی می‌تواند زمان‌بر باشد؛ درک آنچه برای هر موقعیت شغلی لازم است، زمان قابل توجهی را به خود اختصاص می‌دهد. با توجه به اینکه امروزه سرعت رشد محیط‌های کسب‌وکار بالا بوده و همواره در حال تغییر هستند، برای برخی از سازمان‌ها داشتن شیوه‌ای برای توسعه‌‌ای کوتاه‌تر و فشرده‌تر می‌تواند مفید باشد. مدل‌های شایستگی که به صورت انعطاف‌پذیر  طراحی شده‌اند، می‌توانند تغییرات آینده را نیز در خود جای دهند.

توسعه‌ی شایستگی‌ها به چیزی بیشتر از اظهاراتی مبهم در مورد آنچه که یک موقعیت شغلی مستلزم آن است، نیاز دارد. همچنین، قابلیت‌های عملکردی باید منعکس‌کننده‌ی آن چیزی باشند که به عنوان عملکرد”عالی” شناخته می‌شوند، نه فقط مهارت‌های پایه ای برای عملکردی “قابل‌ قبول”.

شایستگی‌های پیش‌تر توسعه‌یافته برای نقش‌های مشابه باید به عنوان یک راهنما، شناخته شده و مورد استفاده قرار بگیرند، همانطور که مستندات نقش مربوطه، اطلاعات زمینه‌ای و شایستگی‌های محوری سازمانی باید مورد توجه واقع شوند.

مصاحبه با ذینفعان مربوطه، بینش مورد نیاز جهت درک شایستگی‌های لازم برای یک نقش را فراهم می‌کند. مدیران می‌توانند شایستگی‌های محوری و کلیدی مورد نیاز برای نقشی که منعکس‌کننده‌ی ارزش‌ها، فلسفه و اهداف سازمان است را فراهم کنند.

با مجریان واحدهای  مربوطه می توان مصاحبه کرد تا مهارت‌ها و رفتارهای کلیدی که برای آن نقش‌های بخصوص، ضروری هستند را پیدا کرد. هنگام مصاحبه برای این نقش‌ها، باید بر روی این موضوع تمرکز داشت که چه مهارت‌ها و رفتارهایی لازم است تا یک کارمند در انجام وظیفه‌ی خود، بهترین عملکرد را داشته باشد.

شایستگی‌های اصلی باید منعکس کننده‌ی رفتارهای پایه‌ای و مهارت‌های مورد نیاز سازمان باشند. کارکنان چگونه باید به عنوان بخشی از سازمان عمل کرده و مشارکت کنند تا بتوانند در فرهنگ و فلسفه کاری شرکت ادغام شوند؟ بدین منظور می‌توانید از محتوای تحقیق و مصاحبه از مدیران و ذینفعان سازمانی مرتبط استفاده کنید.

شایستگی‌های ویژه‌ی شغلی باید منعکس‌کننده‌ی نقش منحصر به فرد و مهارت‌ها و رفتارهای مشخص‌شده توسط مدیران اداری و مجریان ارشد در مرحله تحقیق باشند. این افراد برای ایفای نقش خود نیاز به دانستن و انجام چه کاری دارند؟

هنگامی که شایستگی‌های مربوط به مدیریت نیاز به تدوین داشته باشند، باید فرض شود که افراد از قبل با شایستگی‌های اصلی تعیین‌شده توسط سازمان آشنا هستند. در این صورت، باید بر ویژگی‌ها و مهارت‌های رهبری منحصر به فرد متمرکز شد. این موارد را می توان توسط مدیران اجرایی و ارشد در مرحله تحقیق تعیین کرد.

یافته‌ها را سازماندهی کنید، اما با محدود کردن صلاحیت‌ها از واقعیت دور نشوید. اگر این فهرست بیش از حد خاص و دور از دسترس باشد، می‌تواند مانع طرح‌های استخدامی شده و متقاضیان بالقوه را بترساند. اگر لیست بیش از حد مبهم بوده یا به اندازه‌ی کافی واضح نباشد، می‌تواند منجر به هجوم متقاضیانی شود که مناسب موقعیت شغلی مورد نظر شما نیستند؛ همچنین به کارکنان در دستیابی به اهداف سازمان نیز کمکی نخواهد کرد.

اعتبار لیست شایستگی را با تمام ذینفعان درگیر در فرآیند، از جمله مدیران اجرایی و مدیریت، بسنجید. ارزیابی بر اساس مدل شایستگی برای اطمینان از برآورده شدن تمامی نیازهای سازمان در هر سطحی، اهمیت دارد.

شما تا چه اندازه به ارزیابی بر اساس مدل شایستگی تکیه می‌کنید؟ آیا از مدل دیگری برای انجام چنین امر مهمی در کسب و کارتان استفاده می‌کنید؟ بدون شک پاسخ شما می‌تواند هم برای ما و هم برای سایر خوانندگان مفید باشد، پس منتظر دریافت نظرات ارزشمند شما هستیم.