بسیاری از کسب‌وکارها تصور می‌کنند که با داشتن فرایند
همسوسازی کارکنان نیازی
به فرایند جهت‌گیری کارکنان ندارند، در حالی که این تصور کاملا اشتباه
است. می‌توان این دو را مکمل یکدیگر دانست که در بخش مدیریتی باید به هر
دوی آن‌ها توجه کاملی داشته باشید.
هدف از جهت‌گیری کارکنان این است
که کارمندان جدید در سریع‌ترین زمان ممکن بتوانند کار خود را با بهره‌وری
بالا انجام دهند و به نقطه‌ای برسند که با سرعت تیم هماهنگ شوند.
از
طرفی، فرایند همسوسازی کارکنان برای هماهنگ کردن کارکنان تازه‌وارد با
فعالیت‌های شرکت و فرهنگ سازمانی است. این پروسه شامل ارائه اطلاعات، ابزار
مورد نیاز و توصیه‌های کاربردی است تا کارمند جدید بتواند حضور خوبی در
بخش خود داشته باشد و به نوعی، ارزش‌آفرینی کند.
در حقیقت، جهت گیری
کارکنان و همسوسازی کارکنان نمی‌توانند جای یکدیگر را پر کنند، در عوض
آن‌ها مکمل یکدیگر هستند و با بهره‌گیری از هر دوی آن‌ها، منافع بسیاری به
دست خواهد آمد.
جهت گیری کارکنان در مقابل همسوسازی کارکنان
برای
کارکنان تازه‌وارد، جهت‌گیری کارکنان را می‌توان یک رویداد آشنایی دانست
که تنها یکبار انجام می‌شود و به نوعی، استقبالی از حضور فرد در شرکت است.
این رویداد بیشتر روی موضوعات عمومی تمرکز خواهد داشت.
از طرفی،
همسوسازی کارکنان مجموعه‌ای از رویدادها و در عین حال، آموزش‌ها است که از
طرف شرکت برای کارکنان تازه‌وارد داده می‌شود تا به عنوان یک کارمند موفق
پیشرفت داشته باشند. این رویداد بیشتر روی موضوعات شغلی و دپارتمانی تمرکز
دارد تا موضوعات کلی‌تر و عمومی که شامل همه بخش‌ها می‌شود.
نگاهی کلی به جهت‌گیری کارکنان – Employee Orientation
در
پروسه جهت‌گیری کارکنان، مسئولان منابع انسانی و مدیریتی سازمان،
فرایندهای سازمان را به کارکنان جدید معرفی می‌کنند. در صورتی که این
فرایند به صورت فردی باشد، عموما پروسه جهت‌گیری در اتاق کنفرانس و یا به
شکل کلاسی برگزار می‌شود و در آن کارکنان جدید از دپارتمان‌های مختلف
سازمان گرد هم می‌آیند.
عمدتا، مدیر منابع انسانی و مدیران سازمانی
اطلاعات مورد نیاز را به صورت ویدئویی و یا اسلایدهای دیجیتالی ارائه
می‌کنند و به سوالات پاسخ می‌دهند. در اکثر مواقع، شرکت‌ها برای مدیران و
رهبران سازمان زمان‌هایی را ترتیب می‌دهند تا با کارکنان جدید آشنا شوند،
خود را معرفی کنند و نقش خود را در شرکت یا سازمان توضیح بدهند.در بهترین
حالت، پروسه جهت‌گیری کارکنان باید در نخستین روزهای حضور کارکنان جدید
انجام شود تا بتواند نقش موثرتری در شکل‌گیری رفتار سازمانی در آن‌ها ایجاد
کند.
در چک لیست زیر، می‌توان مواردی که انتظار می‌رود در پروسه جهـت‌گیری کارکنان بیان شود را دید:
- ارائه اطلاعات کلی از اهداف سازمان، ماموریت‌ها و ارزش‌ها،
- ارائه توضیحات پیرامون پلن‌های سود‌آور و ارزش‌آفرین و دستورالعمل‌های مشارکتی برای کارکنان جدید،
- بازبینی سیاست‌های امنیتی، سلامتی، ایمنی و دیگر سیاست‌های ضروری سازمانی،
- توزیع متریال‌ها و تجهیزات سازمانی در صورت وجود، مانند کارت‌های ورود یا سیستم‌های الکترونیکی،
- آشنایی کارکنان جدید با محل کار و دپارتمان‌های مختلف،
- ارائه آموزش‌های عمومی مورد نیاز برای تمامی کارکنان جدید در موضوعاتی همچون اخلاق کاری و موارد مشابه،
- معرفی اعضای کلیدی سازمان مانند نمایندگان،
در کنار موارد یاد شده، پیشنهاد می‌شود که راهنمای کلی به کارکنان جدید برای دسترسی به پروسه جهت‌گیری داده شود؛ مانند:
- نحوه دسترسی به پروسه،
- مدت زمان پروسه،
- آیتم‌های ضروری برای همراه داشتن در پروسه،
- راه‌های ارتباطی با مسئولان پروسه.
گاهی ممکن است که فرایند جهت‌گیری کارکنان به صورت مجازی برگزار شود. در این مواقع، حتما به نکات زیر باید توجه داشته باشید:
- باید
بتوانید از انزوای کارکنان جدید جلوگیری کنید. در نظر داشته باشید که
ارسال بسته‌های خوش‌آمدگویی به کارکنان جدید می‌تواند گزینه خوبی باشد. در
این بسته‌ها می‌توانید هدیه‌های کوچک سازمانی، متریال‌های مورد نیاز برای
پروسه جهت‌گیری یا اشانتیون‌های شرکتی را قرار دهید.
- حتما برای کارکنان جدید پیش‌شرط‌هایی را تعیین کنید، مانند داشتن اتصال قوی اینترنتی یا حضور در فضای آرام.
- در
صورت نیاز، به کارکنان جدید اطمینان بدهید که در محیطی امن قرار دارند و
می‌توانند اطلاعات حساس خود را با شما و دیگران به اشتراک بگذارند
- همچنین می‌توانید روی سیاست‌های ایمنی و محافظتی برای کارکنانی که از منزل کار می‌کنند تاکید کنید؛ سیاست‌هایی مانند امنیت سایبری.
هر آنچه درباره همسوسازی کارکنان باید بدانید
همسوسازی کارکنان را
می‌توان یک برنامه استراتژیک دانست که به کارکنان جدید کمک می‌کند وظایف
روزمره خود را شناسایی کنند و با فرایندهای کاری آشنا شوند. برای این منظور
می‌توانید از جلسات روزمره، پروژه‌های اولیه و آموزش‌های ویژه استفاده
کنید تا قسمت‌های قابل پیشرفت را پیدا کنید.
در این مرحله، کارکنان شروع
به فعالیت مطابق فرهنگ سازمان می‌کنند و از طریق آموخته‌های خود در پروسه
جهت‌گیری، مطابق با ماموریت‌ها، اهداف و چشم‌اندازهای شرکت حرکت می‌کنند.
کارکنان
جدید کم کم با اعضای تیم و مدیران آشنا می‌شوند و چگونگی پیگیری و تایید
پروژه‌های خود را فرا می‌گیرند. بهتر است که مدیران سازمان جلسات مختلفی را
در این پروسه برنامه‌ریزی کنند تا کارکنان جدید بتوانند بازخوردهایی که
دارند را با آن‌ها به اشتراک بگذارند. همچنین اعضای تیم نیز می‌توانند از
طریق فعالیت‌های معمول برای یکدیگر دوستی ایجاد کنند.
بدون شک، تشویق به
داشتن روابط قوی و درگیر کردن کارکنان جدید در محیط مجازی چالش بسیار
بزرگی است. برای این منظور، چند توصیه ارزشمند وجود دارد:
- ارسال پیام ویدئویی از پیش ضبط شده از معرفی اعضای تیم به ایمیل فرد در اولین روزهای حضور در سازمان،
- جلسه خوش‌آمدگویی تمامی اعضای تیم به صورت ویدئو کنفرانس،
- تیم‌سازی مجازی به صورت روزانه،
- کوچینگ مجازی، به اشتراک‌گذاری بازخورد کارکنان جدید و ساخت گزارش‌های معمول روزانه.
در
پایان پروسه همسوسازی کارکنان، کارمندان جدید سازمان ابزار، منابع و
ارتباطات مورد نیاز برای موفقیت در پوزیشن شغلی خود را خواهند داشت. زمان
مورد نیاز برای این پروسه بین 3 هفته تا شش ماه می‌تواند بسته به فرد و
پوزیشن شغلی او متغیر باشد.
چرا پروسه‌های جهت‌گیری کارکنان و همسوسازی کارکنان ارزشمند هستند؟
برای یافتن اهمیت این دو پروسه و دلیل داشتن آن برای یک سازمان، بد نیست نگاهی به کلیت آن‌ها بیندازیم:
پروسه جهت‌گیری کارکنان
- تمرکز: نقش در شرکت/سازمان،
- مدت زمان: یکبار،
- ساختار: کلاس یا ویدئو کنفرانس جمعی،
- محتوا: کلیت سازمان،
- خروجی: آماده به فراگیری،
- ارزش:
آمادگی کارکنان جدید با ماموریت‌ها، چشم‌اندازها، ارزش‌ها، سیاست‌ها و
دیگر ملزومات عمومی سازمان که به آن‌ها احساس ارزشمند بودن می‌دهد و نسبت
به سازمان متعهد خواهند بود.
پروسه همسوسازی کارکنان
- تمرکز: نقش دپارتمانی یا حضور در تیم کوچک‌تر،
- مدت زمان: بسته به فرد و پوزیشن شغلی، متغیر،
- ساختار: پوزیشن محور به صورت فردی یا آنلاین،
- محتوا: متناسب با موقعیت شغلی فرد،
- ارزش:
کارکنان پس از این پروسه شفافیت کاملی در رابطه با نقش خود دارند و
می‌توانند روی کارهای روزمره و اهداف خود تمرکز کنند. همچنین می‌دانند که
چطور خودشان و تیمی که در آن حضور دارند به صورت گسترده فعالیت می‌کند.
آن‌ها احساس حضور در تیم را خواهند داشت و برای موفقیت تلاش خواهند کرد.
این پروسه را می‌توان اولین گام برای داشتن کارمندان بلند مدت دانست که به
کاهش استرس کارکنان جدید کمک می‌کند.
جهت گیری کارکنان و همسوسازی کارکنان دو پروسه ضروری برای یک سازمان هستند
همانطور
که تا به اینجا دریافتید، جهت‌گیری کارکنان و همسوسازی کارکنان دو پروسه
مهم و ضروری در آشنایی کارکنان جدید با محیط کاری هستند. این دو پروسه از
یکدیگر جدا نمی‌شوند و به صورت مکمل عمل خواهند کرد و هدف نهایی هر دو
مبتنی بر اهداف سازمان و داشتن کارمندان بلند مدت است. این دو به کارکنان
جدید کمک می‌کنند تا برای کار آماده شوند.
پروسه جهت‌گیری برای یک
بار انجام می‌شود و تمرکز اصلی آن روی معرفی کلیت سازمان، اهداف و
چشم‌اندازهای بزرگتر است. پروسه همسوسازی نیز مجموعه‌ای از فعالیت‌های
عمدتا آموزشی است که در یک بازه زمانی متغیر انجام می‌شود و هدف اصلی در
آن، آشنایی کارکنان جدید با پوزیشن شغلی خود، اعضای تیمی که در آن حضور
دارند و فعالیت‌های روزمره خواهد بود.
