نرم افزار ATS جهت مدیریت فرآیند استخدام طراحی شده است. در حقیقت این نرم افزار ابزاری است که اطلاعات افراد منتخب استخدام در آن جمع‌آوری شده و به افراد تیم استخدام این امکان را می‌دهد که اطلاعات متقاضیان شغلی را به راحتی رصد و ردیابی نمایند.
علی‌رغم مزایای اصلی ATS برای استخدام، بسیاری از شرکت‌ها هنوز هم فعالیت‌های استخدام را به صورت‌های سنتی یا دستی انجام می‌دهند که این موضوع یکی از دلایل ناکارآمدی در استخدام اینگونه سازمان‌ها است.
به منظور کمک به شرکت‌ها جهت درک بهتر چرایی استفاده از ATS به عنوان یکی از سنگ بناهای فرآیند استخدام مؤثر و موفق، در این مطلب به دلایل مهمی درباره‌ی اینکه که چرا شرکت‌ها به یک Application Tracing System نیاز دارند، خواهیم پرداخت.
اما قبل از اینکه به دلایل استفاده از ATS اشاره کنیم مهم است که مشخص کنیم زمان مناسب برای بهره‌برداری از ATS چه زمانی است؟ بعضی از نشانه‌های این موضوع که بایستی به آن‌ها توجه داشت: رشد قابل ملاحظه در دریافت درخواست‌های شغلی، افزایش نفرات تیم استخدام، مواجهه با مشکلات در فرآیند استخدام، گزارش‌گیری بهینه از روند پیشرفت پروژه‌های جذب و استخدام و صرف بهینه هزینه‌‌های جذب و استخدام.
شش دلیل لزوم استفاده از ATS در شرکت‌ها:
با درج فرصت شغلی در سایت‌های کاریابی، رزومه‌هایی که برای فرصت شغلی ارسال می‌شود به صورت اتوماتیک یا نیمه اتوماتیک به نرم افزار ATS منتقل شده و دیگر نیاز نیست شما زمان خود را برای وارد کردن رزومه‌ها به صورت دستی در سیستم تلف نمایید.
کارآمدتر باشید:
ATS به شما این امکان را می‌دهد که به سادگی رزومه‌های وارد شده به سیستم را مدیریت و پیگیری کرده و اطلاعات وارد شده را دسته‌بندی نموده و البته به تمامی تیم استخدام براساس نقش تعریف شده در سیستم امکان دسترسی به اطلاعات را بدهید. با نرم افزار ATS، جستجو رزومه‌ها بر اساس دسته بندی‌های مختلف مثل مکان، مهارت، تحصیلات، آسان‌تر و سریع‌تر خواهد بود. همچنین ATS امکان استاندارد سازی نه تنها برای کاندیدها بلکه برای فرآیند استخدام را دارد که به استخدامکننده اجازه بهینه سازی فرایند استخدام و پیدا کردن بهترین کاندیدا و نهایتا بهترین تصمیم برای جذب و استخدام را می‌دهد.
مولدتر شوید:
ATS دارای امکانات بسیار است که باعث افزایش بهره‌وری تیم استخدام می‌شود. در ATS با ایجاد امکان ثبت نظر اجازه می‌دهید استخدامکننده برداشت خود را در مورد هر رزومه به تیم استخدام ارائه داده و به متقاضیان امتیاز دهد. که البته این موضوع در یک کار تیمی باعث بالا رفتن بهره‌وری و تصمیم‌گیری درست می‌شود.
بالا بردن کیفیبت استخدام:
با استفاده از امکانات سیستم تطابق رزومه و فرصت شغلی، ATS نقش بسزایی در بالارفتن کیفیت استخدام دارد. داشتن امکان رویت رزومه‌ها و رزومه‌های باکیفیت تاثیر مثبتی در حفظ کارکنان در آینده خواهد داشت. همچنین در نرم افزار ATS شما امکان ایجاد لیست متقاضی را خواهید داشت. لیست مذکور به شما این امکان را می‌دهد که رزومه‌ها را بر اساس تگ‌های مختلف مثل دانشگاه محل تحصیل، مهارت‌های خاص دسته‌بندی کرده و در زمان نیاز به راحتی به رزومه‌های مربوطه دسترسی داشته باشید.
استفاده از گزارش‌های عملکرد:
با استفاده از امکانات آنالیز شما می‌توانید گزارش‌هایی از معیارهای استخدام تهیه کنید و بینش بهتری نسبت به نحوه انجام فرآیند استخدام در سازمان‌تان داشته باشید. استفاده از گزارش‌ها برای ارزیابی عملکرد استخدام به شما اجازه می‌دهد بدانید در کدام یک از مراحل استخدام هزینه بیشتری انجام داده‌اید. شما می‌توانید بر اساس این گزارش‌ها وضعیت هزینه و میزان دریافت رزومه از سایت‌های استخدامی را بررسی کنید و در مورد هر استخدام بهینه‌تر هزینه کنید.
تجربه بهتری برای متقاضیان شغلی ایجاد کنید و برند کارفرمایی خود را ارتقا دهید:
امروزه بازار کار و استخدام، متقاضی محور شده، به این معنی که تجربه کاندیدها نیز بخشی از فرایند استخدام است. بنابراین هر چقدر مدرن‌تر و منظم‌تر بوده و کاندید را در جریان فرآیند استخدام بگذاریم اگرچه به ارزش شرکت شما اضافه نخواهد شد اما تعداد رزومه‌های دریافتی شما با فیدبک خوب کارجویان افزایش می‌یابد. استفاده از ATS در فرآیند استخدام باعث ارتقا برند کارفرمایی شما در طول استخدام خواهد شد. استفاده از یک پرتال استخدامی حرفه‌ای که منعکس کننده وضعیت شرکت است، ارسال ایمیل جهت دعوت به جلسه استخدام و یا فیدبک از طریق ایمیل به کارجو، ارسال فرم‌های ارزیابی آنلاین و غیره که همگی نشان دهنده نظم و برند یک شرکت است که ATS آن را محقق نموده است.
این‌ها تنها چند دلیل از جمله دلایل اهمیت ATS به عنوان یک ابزار سیستماتیک برای هر تیم استخدام بوده است. کمپ استخدام یکی از نرم افزارهای ATS است که توسط یک تیم از متخصصان ایرانی طراحی، تولید و به بازار ارائه شده است و در حال حاضر شرکت‌های مطرحی در حال استفاده از آن می‌باشند.