در بازار کاری که همواره در حال تحول است، استخدام یک فرآیند دائمی محسوب می‌شود. هم شرکت‌های متخصص در حوزه‌ی جذب و استخدام و هم دپارتمان‌های منابع انسانی همیشه به دنبال استعدادهای نو هستند. با این حال، نیاز فزاینده به شناسایی و استخدام بیشتر و بیشتر کارکنان واجد شرایط و با تجربه ممکن است به طور قابل‌توجهی بهره‌وری کسب‌وکار شما را تحت تاثیر قرار دهد. با توجه به نیازمندی‌های این مهم، یک راهکار در دنیای مدرن بوجود آمده است؛ استفاده از نرم افزار جذب و استخدام.
با استفاده از نرم افزارهای جذب و استخدام، شرکت شما می‌تواند بسیاری از فرایندهای استخدام را به صورت خودکار درآورد و در نتیجه وقت خود را صرف رسیدگی به وظایف چالش برانگیزتری نمایید. بکارگیری یک اتوماسیون استخدام علاوه بر صرفه جویی در وقت و انرژی، تیم جذب و استخدام شما را قادر می‌سازد تا به گستره بیشتری از متقاضیان دست یابید و کارمندان مناسب را راحت‌تر شناسایی کنید.
نرم‌افزارهای استخدام سفارشی با توجه به محبوبیت رو به رشد نرم افزارهای استخدام، طیف گسترده‌ای از انواع آن در بازار وجود دارد. با این حال، یک چیز مهم وجود دارد که هر کسب و کاری باید قبل از خرید یک راهکار نرم‌افزاری از پیش برنامه‌نویسی شده، در نظر داشته باشد: از آنجایی که این دسته از نرم افزارها برای برآورده کردن نیازهای بسیاری از استخدام‌کننده‌ها تولید می‌شوند، اغلب به چندین ویژگی مجهز هستند که شرکت شما ممکن است هرگز از آن‌ها استفاده نکند. بنابراین، اینکه نرم‌افزاری برایتان طراحی و توسعه داده شود که سفارشی بوده و با نیازهای دقیق سازمان شما هماهنگ باشد – هر چند هزینه بر – همواره گزینه سازمان‌ها است.
مشکلات اصلی استخدام کنندگان
پیش از اینکه نرم افزار استخدام مد نظرتان را انتخاب کنید، بهتر است مشخص کنید که می‌خواهید این نرم افزار کدامیک از مشکلات شما را حل کند. رایج‌ترین مسائلی که اغلب روند کار استخدام‌کننده‌ها را کاهش و نشان می‌دهند که زمان به کار گیری نرم افزار مدیریت فرایند استخدام فرا رسیده‌است عبارتند از:
1- رقابت برای جذب استعدادها
هنگامی که فرایندهای استخدام سازمان شما زمان‌بر باشند، ممکن است در رقابت با سایر سازمان‌ها، متقاضیان مناسب را از دست بدهید؛ به خصوص زمانی که برای چالش برانگیزترین واحدها، مانند IT و مهندسی قصد استخدام و جذب نیرو داشته باشید. انجام تمام مراحل فرایند استخدام به صورت دستی جریان کار شما را کند و در نتیجه هم شما را ناامید می‌کند و هم تاثیراتی منفی بر تجربه متقاضی خواهد داشت.
2- تجربه فقدان ارتباط و همکاری بین اعضا
اگر ارتباط و هماهنگی در فرآیند استخدام بین تمامی استخدام‌کننده‌های شما برقرار نباشد، ناگهان درمی‌یابید که تعدادی از کارمندانتان همزمان درحال انجام یک کار واحد هستند و در نتیجه هم زمان و هم پول خود را هدر می‌دهید.
در زمان استخدام، لازم است که استخدام‌کننده‌ها با یکدیگر همکاری داشته و به طور منظم اعضای تیم خود را بروزرسانی کنند تا دیگران بتوانند بخشی از فرآیند استخدام که به آن‌ها محول شده را به درستی مدیریت کنند.
3- غرق شدن در کاغذبازی
استخدام کنندگان اغلب خود را در میان انبوهی از رزومه‌ها و برنامه‌های کاری می‌بینند تا با بررسی و در نهایت فیلتر کردن آن‌ها، بتوانند کاندید مورد نظر خود را پیدا کنند. صرف‌نظر از چگونگی انجام این کار، پیگیری تمامی رزومه‌های کاغذی دریافتی تقریبا غیرممکن است. چنین امری ممکن است منجر به افزایش زمان در بررسی رزومه های دریافتی شود و در نتیجه آن، باعث یک استخدام ناکارآمد شود.
مزایای نرم افزار مدیریت فرایند استخدام
شما می‌توانید با بهبود فرآیندهای استخدامی خود از طریق بکارگیری تکنولوژی مناسب، به سرعت مشکلات مربوط به فرایند استخدام را کاهش دهید.
از جمله راهکارهای نرم افزار استخدام به تیم منابع انسانی شرکت‌ها موارد زیر می باشد :
1- به فرایند استخدام سرعت می بخشد
شما می‌توانید به تمام اطلاعات مورد نیاز دسترسی داشته باشید و از هر جایی و در هر زمانی از روز، هم با متقاضیان و هم با کارفرمایان ارتباط برقرار کنید. همیشه به‌روز می‌مانید، چون تمام تغییرات به طور خودکار در سیستم ثبت می‌شوند. این کار شما را قادر می‌سازد تا زمان لازم برای شناسایی و استخدام افراد مناسب را کاهش دهید.
2- پایگاه داده‌ی خود را گسترش می دهید
زمانیکه بتوانید تمام رزومه‌ها و برنامه‌های کاری‌تان را در یک مکان ذخیره کنید، دیگر نیازی به فیلتر کردن انبوهی از فایل‌ها نخواهید داشت. شما همچنین می‌توانید این امکان را برای متقاضیان فراهم کنید تا وارد پرتال شغلی شده و خودشان رزومه‌شان را بارگذاری کنند؛ که در نتیجه‌ی آن شما حق انتخاب گسترده‌تری خواهید داشت.
3- امور اداری را کاهش می دهد
زمانی که انتشار آگهی‌های استخدامی خودتان را به شکل خودکار درمی‌آورید، زمان مفید قابل توجهی را ذخیره خواهید کرد. تصور کنید که یک آگهی استخدام را با یک کلیک در طیفی از سایت‌های کاریابی مختلف قرار دهید! با استفاده از نرم افزار استخدام می‌توانید از تقویم به اشتراک گذاشته شده استفاده کنید و در نتیجه زمان‌بندی مصاحبه‌ها را نیز تسهیل کنید.
هایرکمپ با اتصال به ایران تلنت این امکان را فراهم کرده است که تمامی رزومه ها و شغل ها از ایران تلنت به طور اتوماتیک وارد این سیستم نرم افزاری شده تا عملیات استخدام را به صورت بهینه و حرفه‌ای مدیریت نمایید
4- کیفیت استخدام را افزایش می دهد
نگهداری از تمامی رزومه‌ها در یک مکان نیز به شما این امکان را می‌دهد که در مدت‌زمان بسیار کوتاه‌تری، متقاضیان شایسته‌تری را پیدا کنید؛ زیرا می‌توانید رزومه‌های دریافتی را به دسته‌های مختلف طبقه‌بندی کنید و سپس آن‌ها را در حین جستجوی فردی با مهارت‌های خاص، فیلتر کنید. بدین ترتیب می‌توانید مطمئن شوید که با متقاضیان متناسب با فرصت شغلی مد نظرتان در ارتباط خواهید بود.
5- ارتباطات را بهبود می بخشد
زمانیکه استخدام‌کننده‌ها از یک سیستم اتوماسیون استخدام استفاده می‌کنند، می‌توانند در مورد هر وظیفه یا کاری که تیم آن‌ها در حال رسیدگی به آن است، مطلع و به روزرسانی شوند. علاوه بر این، آن‌ها می‌توانند هر گونه اطلاعات به‌دست آمده از یک متقاضی را در طول هر مرحله از روند مدیریت فرایند استخدام به روزرسانی کنند و تمام یادداشت‌های شما را به صورت ضمیمه نگه دارند. هدایت متقاضیان در این فرایند، آن هم به صورت دیجیتال، به شما کمک می‌کند که با همه‌ی آن‌ها به یک شکل رفتار کنید.
6- متقاضیان را پیگیری می‌کند
برای اطمینان از این که هیچکدام از متقاضیان را از قلم نیندازید، این سیستم اتوماسیون استخدام به طور خودکار هر اقدام صورت گرفته بر روی یک متقاضی را با تمام یادداشت‌های مرتبط به شما، به روز رسانی می‌کند. پیشروی متقاضیان در مراحل استخدام به صورت آنلاین به شما این امکان را می‌دهد که مطمئن شوید هیچ کدام از برنامه‌های کاربردی بی‌استفاده نخواهند ماند.
7- عملکرد اعضارا بهبود می بخشد
با بررسی و پیگیری تمامی متقاضیان، می‌توانید عملکرد بهتری نیز داشته باشید. هنگامی که به بررسی این موضوع می‌پردازید که چه تعداد از فرصت‌های شغلی خالی‌تان، پر شده است و چه تعداد از متقاضیان را در کدام مرحله از فرایند استخدام رد می‌کنید، می‌توانید متوجه ناکارآمدی‌ها و فرصت‌های مهمی شوید که در نهایت شما را به سمت استخدام‌های کارآمدتر هدایت خواهد کرد.
در هایرکمپ شما می توانید گزارش هایی مانند:
گزارش زمان استخدام (Time To Hire)، گزارش بازدهی منابع (Sourcing Performance) و سایر موارد پرکاربرد دیگر را در اختیار داشته و با مدیران منابع انسانی خود به اشتراک بگذارید.
8- امنیت داده‌های حساس را تامین می‌کند
در زمان استخدام یک نیروی جدید، شما به جزئیات بسیار شخصی هریک از کاندیدها دسترسی پیدا می‌کنید. با استفاده از یک راهکار نرم‌افزاری استخدام، می‌توانید مطمئن شوید که همه‌ی آن‌ها در یک مکان امن و رمزگذاری شده ذخیره شده‌اند و تنها شما و اعضای تیمتان می‌توانید به آن‌ها دسترسی داشته باشید.
زمانی که مدیریت فرایند استخدام به صورت دستی انجام شود، روند بسیار دشوار و طاقت‌فرسا خواهد شد. با نرم افزار مدیریت فرایند استخدام، شما می‌توانید به راحتی چندین فرایند استخدام را به صورت خودکار دربیاورید، عملیات‌های کسب‌وکار خود را بهبود ببخشید و بر روی شناسایی استعداد مناسب تمرکز کنید.8
آیا شما هم تجربه‌ی مدیریت آنلاین فرایند استخدام را دارید یا همچنان تمامی این مراحل را به صورت دستی و یا کاغذ بازی به پیش می‌برید؟ به نظر شما استفاده از راهکارهای نرم افزار استخدام تا چه اندازه می‌تواند در بهینه‌سازی فرایند استخدام موثر واقع شود؟
منتظر دریافت نظرات ارزشمندتان هستیم.