پاسخ به این سوال مشخص است! بخش منابع انسانی مسئول اصلی فرایند آنبوردینگ (همسوسازی
کارکنان) است. اما در بسیاری از شرکت‌ها، مدیران شرکت خود را مسئول فرایند
همسوسازی کارکنان دانسته و در صورتی که این فرایند با شکست مواجه شود، آن
را از چشم بخش منابع انسانی می‌بینند. همسوسازی فرایندی است
که در آن کارکنان جدید با ماهیت اصلی شرکت آشنا می‌شوند. این فرایند شامل
فعالیت‌هایی است که مکمل فرایند جهت‌گیری کارکنان تلقی می‌شوند و به آن‌ها
کمک می‌کند تا دانش خود را پیرامون شرکت و ساختارها، فرهنگ سازمانی،
چشم‌اندازها، ماموریت‌ها و ارزش‌های آن افزایش دهند. برای بعضی از
سازمان‌ها، آنبوردینگ ممکن است یک فرایند چند روزه باشد، اما در بسیاری
دیگر از سازمان‌ها این فرایند تا ماه‌ها به درازا می‌کشد.
در این
مقاله، به مسئولانی که فرایند آنبوردینگ کارکنان جدید را مدیریت می‌کنند
اشاره می‌کنیم و نقش آن‌ها را در انجام درست این روند بازگو خواهیم کرد.
نقش‌های دخیل در فرایند همسوسازی کارکنان
به
باور مدیران سازمان‌ها، منابع انسانی باید این اطمینان را ایجاد کنند که
کارکنان جدید در رابطه با نقش خود در سازمان اطلاعات کافی دارند. همچنین
این بخش مسئول ارتباط اجتماعی کارکنان جدید با شرکت در نظر گرفته می‌شود.
این دیدگاه فرسوده در بسیاری از سازمان‌ها دیده می‌شود، اما در این مقاله با نقش‌های مختلف در فرایند
آنبوردینگ آشنا خواهیم شد و خواهیم دید که چه تعداد افراد در یک فرایند همسوسازی موفق دخیل هستند.
در
اولین روزهای استخدام کارکنان جدید، مدیرانی که به صورت مستقیم با فرد
استخدام شده در ارتباط بوده‌اند گزینه‌های مهمی هستند، چرا که این فرصت را
داشته‌اند تا برای اولین بار با فرد استخدام شده آشنا شوند. بنابراین،
تقاضای اصلی برای ایفای نقش در فرایند همسوسازی کارکنان روی این مدیران
متمرکز می‌شود (عمدتا مدیر منابع انسانی) تا افراد تازه‌وارد را از تمامی
جنبه‌ها با شرکت آشنا کنند.
آن‌ها مسئول سازمان‌دهی اولین روزها و
هفته‌ها، انتقال انتظارات سازمان از فرد و وظایف او، دریافت بازخورد
کارکنان جدید و شناسایی فردی افراد استخدام شده هستند. انتظار می‌رود که
این افراد هر روز برای مدیریت همسوسازی حاضر باشند و به صورت معمول با فرد و
تیمی که در آن حضور دارد تعامل برقرار کنند.
علاوه بر مدیریت فرایند
همسوسازی در بعد اجتماعی، آن‌ها مسئول ارائه دستورالعمل‌های تکنیکال و فنی
مطابق با این فرایند هستند. آن‌ها طرح‌های مقدماتی را ارائه می‌کنند که
تمامی بخش‌های مهم و ضروری شغل فرد را شامل می‌شود و این اطمینان را به
وجود می‌آورند که همه چیز به درستی منتقل شده است.
نقش منابع انسانی در روند همسوسازی کارکنان جدید
بخش
منابع انسانی نظارت کاملی به روند همسوسازی دارد. این یعنی که آن‌ها مسئول
بخش مفهومی و استراتژی این فرایند هستند و در عین حال از اجرای درست و
اساسی این روند اطمینان حاصل می‌کنند. هرچند، منابع انسانی وظیفه اجرایی
ندارد و تنها در بخش ارزیابی باید وظیفه خود را ایفا کند.
در بسیاری
از شرکت‌ها، بخش منابع انسانی وظایف سازمانی بسیار زیادی دارد و به همین
دلیل مسئولیت اجرای بعضی از قسمت‌های فرایند همسوسازی را بر عهده خواهد
داشت. اما اصلی‌ترین نقش برای اجرای یک آنبوردینگ موفق بر دوش مدیری است که
فرد را استخدام کرده، چرا که او شرایط و چارچوب‌ها را به خوبی می‌شناسد،
به کارکنان تازه وارد نزدیک‌تر است و در عین حال، می‌تواند این فرایند را
دقیق‌تر پیش ببرد.
یکی از وظایف اساسی این فرد در بخش منابع انسانی
این است که برای کارکنان، به ویژه کارکنان جدید یک دوست قابل اعتماد باشد.
برای به دست آوردن این اعتماد، او باید در اولین ارتباط، به عنوان یک فرد
مفید، خدمات محور و در دسترس شناخته شود تا کارکنان جدید بتوانند با او
ارتباط بهتری برقرار کنند. البته در نظر داشته باشید که این موضوع تنها به
فرایند آنبوردینگ مربوط نیست بلکه دایره وسیع‌تری را شامل می‌شود. با این
وجود، اولین ارتباط سازمان با کارکنان جدید اهمیت بسیاری دارد و متخصصان
بخش منابع انسانی با خدمات خوب و ارتباط تاثیرگذار باعث افزایش سطح
رضایتمندی کارکنان خواهند شد.
راهنما
راهنما
در فرایند همسوسازی را می‌توان فردی دانست که به همکاران تازه‌وارد خود
کمک می‌کند تا سازمان را در بعد اجتماعی بشناسند. این افراد کارکنان تازه
وارد را با دیگر کارکنان سازمان آشنا می‌کنند تا اولین رابطه خود را با
همکاران جدید خود شکل دهند. برای این فرایند، او فرد استخدام شده را با
سایر کارکنان شرکت در اوقات فراغت، ملاقات‌های پس از کار و حتی تور داخل
سازمانی آشنا می‌کند تا بتوانند ارتباط خود را بسازند. البته این فرد باید
مطابق با اجندای فرایند آنبوردینگ انتخاب شود، به این ترتیب زمینه‌های
مشترک بین اعضای تیم ایجاد خواهد شد.
علاوه بر این، کارکنان جدید
می‌توانند سوالات غیر تخصصی خود را از او بپرسند؛ سوالاتی مانند فرهنگ کاری
سازمان، سوالاتی که نباید از مدیران خود بپرسند و موارد مشابه. نزدیک به
۶۰ درصد از کارکنان جدید عمدتا یک راهنما در بدو ورود دارند تا بتوانند با
او صحبت کنند و ارتباطات خود را شکل بدهند. راهنماها باید خوش برخورد و در
دسترس باشند، شبکه قدرتمندی در داخل سازمان برای خود شکل داده باشند و
بتوانند دانش خود را با دیگران به اشتراک بگذارند.
نقش تیم در فرایند همسوسازی کارکنان
برای
اعضای تیم، این ساختار چند نفره جایی است که در آن هماهنگی‌ها و تبادل
دانش اتفاق می‌افتد، همکاران از یکدیگر حمایت می‌کنند و همه احساس راحت‌تری
خواهند داشت. تنها در صورتی که این شرایط از سوی تمامی اعضا وجود داشته
باشد، تیم می‌تواند عملکرد بهره‌وری داشته باشد و به اهداف چالش‌برانگیز
خود برسد.
با هر تغییر در تیم، اعضای تیم باید ساختار جدیدی به خود
بگیرند و با شرایط جدید و اعضای تازه‌وارد تطابق پیدا کنند تا تعاملات خود
را همانند سابق ادامه بدهند. این موضوع برای هر یک از اعضای تیم اهمیت
دارد. بنابراین، در فرایند همسوسازی کارکنان جدید، اعضای تیم نیز باید با
فرد جدید خود را تطبیق دهند.
اعضای تیم باید شروع کار را برای
کارکنان جدید آسان کنند و در کنار کمک، همکاری مشترک و تبادل ایده، به
ارتقاء فرد سرعت ببخشند. اگرچه بر اساس نتایج یک تحقیقات در سال ۲۰۱۸،
کارکنان جدید در بسیاری از موارد به خواسته‌های خود در این فرایند
نرسیده‌اند.
برای مثال، در بسیاری از موارد افراد تازه‌وارد با کسانی
در سازمان مواجه می‌شوند که تمایل زیادی به پاسخ دادن ندارند و در رابطه
با قواعد نانوشته (قوانین سازمانی که فرد از آن‌ها بی‌خبر است) جزئیاتی
بسیار کمی به او می‌دهند. در این مواقع، مدیر باید پیگیری وضعیت را برعهده
داشته باشد و از چالش‌های کارمند تازه‌وارد باخبر شود.
چه کسانی در فرایند همسوسازی ذی‌نفع هستند؟
تمامی
افراد تیم که با فرد تازه‌وارد در ارتباط هستند را می‌توان ذی‌نفعان
فرایند همسوسازی دانست. مسئولیت این افراد استقبال از فرد تازه‌وارد و به
اشتراک‌گذاری دانش سازمانی با اوست.
به این ترتیب، افرادی که به
تازگی استخدام شده‌اند می‌توانند با سرعت بیشتری به بهره‌وری برسند و میزان
خطا در کار نیز به طرز قابل توجهی کاهش می‌یابد که به نفع همه افراد شرکت
است. علاوه بر این، ذی‌نفعان می‌توانند به افراد تازه‌وارد کمک کنند که
شبکه ارتباطی درون سازمانی خود را گسترش دهند و تاثیر بهتری روی شرکت داشته
باشند.
نقش تیم مدیریت در فرایند آنبوردینگ کارکنان جدید
تیم
مدیریت سازمان نیز باید در فرایند آنبوردینگ نقش خود را ایفا کند. آن‌ها
بهترین افرادی هستند که می‌توانند به کارکنان تازه‌وارد یک دید کلی از
اهداف سازمانی، استراتژی‌ها و راه‌های رسیدن به آن‌ها بدهند.
تیم
مدیریت می‌تواند از طریق به اشتراک‌گذاری استراتژی‌ها و چشم‌اندازها این
کار را با موفقیت انجام دهد. ارائه دیدگاه کلی از سازمان کمک می‌کند تا
کارکنان جدید:
- به صورت شفاف با نقش خود در رسیدن به این اهداف آشنا شوند،
- کارهایی که برای تاثیرگذاری روی این چشم‌اندازها می‌توانند انجام بدهند را درک کنند،
- کارهایی که می‌توانند فراتر از توصیف شغلی خود برای بهبود وضعیت سازمان انجام دهند را بشناسند.
حال باید بدانیم که چطور همه این افراد می‌توانند در فرایند همسوسازی کارکنان هماهنگ عمل کنند:
- برقراری ارتباط داخلی در رابطه با انتظارات سازمان در برخورد با اعضای جدید تیم،
- ارائه اطلاعات جامع به تمامی ذی‌نفعان برای درک نقش خود در فرایند همسوسازی،
- مشخص کردن منافع سازمان در فرایند همسوسازی،
- شناساندن آنبوردینگ به عنوان یک فرایند مثمر به ثمر.
همسوسازی بزرگ‌ترین گام برای افزایش بهره‌وری کارکنان تازه‌وارد
تمامی
سازمان‌ها و شرکت‌ها باید فرایند همسوسازی کارکنان تازه‌وارد را جدی
بگیرند. بهتر است که فرایند همسوسازی کارکنان جدید را به عنوان یک مسئولیت
ثابت در نظر بگیرید و زمان مناسبی برای آن تعیین کنید، به این ترتیب اعضای
تیم آن را پشت گوش نمی‌اندازند.
